Finden und arbeiten · Kapitel 11

Seiten drehen, ordnen und aufteilen

Nicht jeder Scan kommt gerade und in der richtigen Reihenfolge an. Eine Seite steht auf dem Kopf, eine ist doppelt, zwei Briefe hängen in einem PDF zusammen. nexpaper hat dafür Seitenwerkzeuge direkt im Eingang und am Dokument. Jede Änderung wird eine neue Fassung, das Original bleibt unberührt, und du kannst jederzeit zu einer älteren Fassung zurück. Für die Werkzeuge brauchst du das Recht „Bearbeiten“ im Tresor.

Seiten drehen, verschieben und löschen

1. „Seiten bearbeiten“ öffnen

   Der Knopf steht im Eingang unter der Seite und am geöffneten Dokument. Danach siehst du alle Seiten als kleine Bilder.

2. Eine Seite antippen

   Der Hinweis lautet: „Seite antippen, dann drehen, verschieben oder löschen.“ Zum Drehen gibt es „Links drehen“ und „Rechts drehen“, zum Ordnen „Nach vorn“ und „Nach hinten“, und „Seite löschen“ nimmt sie heraus.

3. „Speichern“

   Erst jetzt wird etwas gespeichert, und zwar als neue Fassung. Du siehst „Gespeichert als neue Fassung. Das Original bleibt erhalten.“ Mit „Abbrechen“ lässt du alles, wie es war.

Seiten bearbeiten

Ein Dokument an einer Seite teilen

Gehören die Seiten ab einer bestimmten Stelle zu einem anderen Brief, wählst du diese Seite und tippst auf „Ab hier eigenes Dokument“. nexpaper fragt: „Ab Seite 3 wird ein eigenes Dokument. Beide Teile warten danach im Eingang, dieses Dokument kommt in den Papierkorb.“ Mit „Aufteilen“ bestätigst du. Die beiden neuen Dokumente haben dann jeweils ihre eigenen Felder, die du im Eingang prüfst.

Dokumente zusammenfügen

Zwei Scans gehören zusammen, etwa Vorder- und Rückseite oder ein Brief und seine Anlage. Öffne das Dokument, dessen Felder gelten sollen, und wähle im Menü „Mehr“ den Punkt „Mit anderem zusammenfügen“.

1. Dokumente suchen

   Im Dialog „Zusammenfügen“ suchst du bei „Dokument suchen“ nach dem, was dazukommen soll, und nimmst es mit dazu. Bis zu 20 Dokumente gehen auf einmal.

2. Die Reihenfolge festlegen

   Unter „Reihenfolge“ schiebst du die Dokumente nach vorn und hinten. Ihre Seiten kommen hinten an das erste Dokument, das seine Felder behält („behält die Felder“).

3. „Zusammenfügen“

   Die anderen Dokumente kommen in den Papierkorb, ihre Notizen und Tags gehen mit. „Zusammengefügt: jetzt 5 Seiten.“ bestätigt es.

Einen Stapelscan aufteilen

Wer viel Papier hat, scannt es nicht Brief für Brief. Er legt einen Stapel in den Einzug des Scanners und bekommt ein einziges PDF mit allen Seiten. nexpaper kann es an leeren Blättern wieder in Briefe zerlegen.

1. Ein leeres Blatt zwischen die Briefe legen

   Das ist alles, was du vor dem Scannen tun musst. „Ein leeres Blatt zwischen die Briefe legen, bevor der Stapel in den Einzug geht. Den Rest macht nexpaper.“

2. Den Vorschlag im Eingang ansehen

   Findet nexpaper beim Einlesen leere Seiten, trägt der Eintrag eine kleine Schere und „Aufteilen vorgeschlagen“. Öffnest du ihn, steht statt der Felder der Dialog „Stapelscan aufteilen?“: „nexpaper hat 3 leere Trennblätter gefunden und schlägt 4 Dokumente vor.“

3. Die Schnitte prüfen

   Ein Klick zwischen zwei Seiten schneidet dort oder fügt wieder zusammen („Hier schneiden“, „Wieder zusammenfügen“). Hält nexpaper eine Seite fälschlich für ein Trennblatt, behältst du sie mit „Seite 5 behalten, kein Trennblatt“.

4. Aufteilen

   „In 4 Dokumente aufteilen“ macht aus dem Stapel einzelne Dokumente. Die Trennblätter fallen weg. Die Teile warten wie alles andere im Eingang, jedes mit seinen Feldern. Möchtest du den Stapel doch als einen Brief behalten, tippst du auf „Als ein Dokument behalten“.

Wurde beidseitig gescannt, erkennt nexpaper das: Dann fallen auch die leeren Rückseiten beim Aufteilen weg. Der Betreiber kann die Erkennung unter „Einstellungen“, Reiter „Ablage“, in der Karte „Texterkennung“ mit „Leere Seiten als Trennblatt erkennen“ abschalten. Ab Werk ist sie an. Auch ohne Vorschlag kannst du jedes Dokument an einer Stelle teilen, wie oben beschrieben.

Fassungen und Grenzen

• Jede Änderung ist eine Fassung. Im Reiter „Fassungen“ des Dokuments steht, was sie ausgelöst hat: „Seiten bearbeitet“, „Zusammengefügt“, „Aus einem Stapel aufgeteilt“. Eine ältere holst du mit „Zurückholen“ nach vorn (Kapitel Ein Dokument).
• Ein PDF mit Passwortschutz oder ein beschädigtes PDF lässt sich nicht bearbeiten. nexpaper sagt es dir. Ein Dokument, das noch eingelesen wird, kannst du erst bearbeiten, wenn es fertig ist.
• Damit nicht versehentlich hunderte Änderungen hintereinander laufen, erlaubt nexpaper 30 Seitenänderungen je Minute und Person. Bei mehr bittet es dich, einen Moment zu warten.
• Der erkannte Text wandert mit den Seiten mit. nexpaper liest nach dem Drehen, Ordnen oder Aufteilen nichts neu.