Finden und arbeiten · Kapitel 12
Absender, Arten und Tags aufräumen
Nach ein paar Monaten steht derselbe Absender in drei Schreibweisen im Archiv: „Stadtwerke Wiesental“, „Stadtwerke Wiesental GmbH“ und „Stadtwerke“. Das passiert, weil jeder Name, den jemand eintippt, einen eigenen Absender anlegt. In der „Ordnung“ räumst du das auf, an einem Ort für Absender, Arten und Tags, ohne ein einziges Dokument einzeln anzufassen.
Wo du die Ordnung findest
In der Seitenleiste steht „Ordnung“, auf dem Handy in der unteren Leiste. Oben wählst du einen von drei Reitern: „Absender“, „Arten“ oder „Tags“. Jeder Eintrag zeigt, wie viele Dokumente ihn tragen, und, wenn welche im Papierkorb liegen, auch „N im Papierkorb“.
- Tresor wählen
Absender und Tags gehören jeweils einem Tresor. Über „Tresor“ wählst du einen aus oder „Alle“. Bei den Arten steht zusätzlich „Für alle Tresore“ für die Arten, die mit nexpaper kommen.
- Suchen und sortieren
Mit „Absender suchen“ (bei den Arten „Arten suchen“, bei den Tags „Tags suchen“) grenzt du die Liste ein. Unter „Sortierung“ geht es „Nach Name“ oder mit „Meiste Dokumente zuerst“. Lange Listen laden mit „Mehr zeigen“ weiter.
- Einen Eintrag bearbeiten
Am Eintrag stehen „Umbenennen“, „Zusammenführen“ und „Löschen“. Jedes davon fragt noch einmal nach.
Gut zu wissenUmbenennen, Zusammenführen und Löschen darf, wer den Tresor verwaltet. In deinem persönlichen Tresor bist du das selbst. In einem Tresor, in dem du nur lesen darfst, steht „In diesem Tresor darfst du nur ansehen.“ Ansehen darf jede Person, die den Tresor sieht.
Umbenennen
Das ist der richtige Weg bei einem Tippfehler oder einem neuen Namen. Alle Dokumente mit dem Absender bekommen den neuen Namen auf einmal.
- „Umbenennen“ am Eintrag
Der Dialog heißt „Absender umbenennen“, „Art umbenennen“ oder „Tag umbenennen“.
- „Neuer Name“ eintippen
Bestätigen, fertig. Die Meldung „Umbenannt.“ steht kurz darauf da.
Gibt es den Namen schon, sagt nexpaper: „Diesen Namen gibt es schon. Führe die beiden mit „Zusammenführen“ zusammen.“ Dann ist Zusammenführen der Weg.
Zusammenführen
Zusammenführen macht aus zwei Einträgen einen. Beispiel: „Stadtwerke“ geht in „Stadtwerke Wiesental“ auf. Alle Dokumente, die den einen trugen, tragen danach den anderen.
- „Zusammenführen“ bei dem Eintrag, der verschwinden soll
Im Dialog steht die Frage „In welchen Absender soll „Stadtwerke“ aufgehen?“.
- Das Ziel suchen
Mit „Eintrag suchen“ findest du den Eintrag, der bleiben soll, und wählst ihn. Es kommen nur Einträge des gleichen Tresors in Frage. Bei den Arten sind es die Arten für alle Tresore und die des gleichen Tresors.
- Bestätigen
„Zusammengeführt.“ erscheint, und die Zahl der Dokumente am Ziel wächst um die des anderen.
Ein Absender gehört dem Tresor, in dem er steht. Ein gleich lautender Name in einem anderen Tresor bleibt davon unberührt, und ein Tresor erfährt nichts von den Absendern eines anderen.
Löschen
Löschen ist der Weg für Einträge, die niemand mehr braucht. Lass dich von der Rückfrage nicht überrumpeln, denn sie sagt, was geschieht:
| Eintrag | Was nach dem Löschen mit den Dokumenten ist |
|---|---|
| Absender | Die Dokumente stehen danach ohne Absender da. |
| Art | Die Dokumente bleiben, stehen aber ohne Art da. |
| Tag | Der Tag wird von den Dokumenten entfernt. |
Wird der Eintrag noch benutzt, nennt der Dialog die Zahl der Dokumente und der Knopf heißt „Trotzdem löschen“. Zurückholen lässt sich das nicht. Wer unsicher ist, führt lieber zusammen, denn dabei behält jedes Dokument seinen Absender oder seine Art.
Neue Arten anlegen
Zehn Arten bringt nexpaper mit: Rechnung, Vertrag, Versicherung, Steuer, Gesundheit, Bank, Behörde, Kaufbeleg, Schule und Sonstiges. Die Arten für alle Tresore pflegt der Betreiber; in der Liste steht dazu „Kommt mit nexpaper. Die Arten für alle Tresore pflegt der Betreiber.“ Darüber hinaus hat jeder Tresor seine eigenen Arten.
- In der Ordnung
Im Reiter „Arten“ gibt es das Feld „Neue Art“. Du trägst den Namen ein, wählst bei „Für“ den Tresor und drückst „Hinzufügen“.
- Oder direkt beim Ablegen
In der Auswahl der Art steht ganz unten „+ Neue Art“. Du tippst einen Namen, etwa „Mietvertrag“, und drückst „Anlegen“. Klingt der Name nach einer vorhandenen Art, zeigt nexpaper sie zuerst unter „Meintest du:“, damit keine Doppelten entstehen.
Eigene Arten legen alle an, die in dem Tresor Bearbeiten dürfen. Zieht ein Dokument in einen anderen Tresor um, nimmt es seine Art dem Namen nach mit.
Woher die Einträge kommen
Absender und Tags entstehen von selbst, sobald ein Dokument einen bekommt. Wer im Dokument einen Namen eintippt, den es noch nicht gibt, legt einen neuen an; nexpaper sagt das vorher mit „Kein Absender dieses Namens. Er wird neu angelegt.“ und fragt bei Tags „Meintest du …?“. So fällt ein Tippfehler auf, bevor er zu einem neuen Absender wird.
Gut zu wissenWer oft aufräumt, spart sich Arbeit mit einer Regel. Hat ein Absender immer dieselbe Art, genügt ein Klick auf „Als Regel merken“ im Eingang. Mehr dazu im Kapitel Vorschläge.