Finden und arbeiten · Kapitel 9

Suchen und finden

Das Archiv ist dafür gebaut, dass du den einen Brief in drei Jahren findest. Die Suche schaut nicht nur in Titel und Absender, sondern in den ganzen erkannten Text, in Notizen und in Tags. Wortteile gehen auch, Groß- und Kleinschreibung ist egal. Wenn du den Rest nicht mehr weißt, hilft ein Filter.

Eine Suche, Schritt für Schritt

1. Das Archiv öffnen

   Klicke in der Leiste auf „Archiv“. Oben steht das Suchfeld mit dem Hinweis „Suchen in Titel, Absender und im ganzen Text“.

2. Etwas eintippen

   Wenn die Waschmaschine streikt, tippst du „waschmaschine“. Du musst nicht Enter drücken, die Suche startet, sobald du kurz aufhörst zu tippen. Über der Liste steht, wie viele es sind, und wie lange die Suche gedauert hat, etwa „3 Treffer für „waschmaschine“ in 0,04 Sekunden“.

3. Den Treffer ansehen

   Jeder Treffer zeigt einen Ausschnitt aus dem Text mit dem gefundenen Wort markiert. Kam der Treffer aus einer Notiz, steht dabei „in einer Notiz“. Ein Klick öffnet das Dokument.

4. Die Suche leeren

   Das kleine Kreuz im Suchfeld („Suche leeren“) bringt dich zur Liste nach Monaten zurück.

Archiv

Wie die Suche mit Wörtern umgeht

• Alle Wörter müssen vorkommen. „stadtwerke 2026“ findet nur Dokumente, in denen beides steht, egal wo und in welcher Reihenfolge.
• Teile von Wörtern gehen auch. „werke“ findet „Stadtwerke“. Ab drei Buchstaben passt ein Wortteil überall im Wort, kürzere Wörter müssen am Anfang eines Wortes stehen.
• Groß und klein, Akzente und ß sind egal. „strasse“ findet auch „Straße“.
• Eine genaue Wortfolge schreibst du in Anführungszeichen: "bitte überweisen".

Eine Suche mit Tippfehlern oder mit Synonymen gibt es nicht. Wer „Waschmaschiene“ eintippt, findet nichts. Hilft ein Teil des Wortes, nimm ihn: „waschma“.

Suchwörter in der Suchzeile

Mit kleinen Zusätzen in der Suchzeile grenzt du gleich beim Suchen ein. Sie gehen auf Deutsch und auf Englisch und lassen sich mit Wörtern mischen. Einen Wert mit Leerzeichen setzt du in Anführungszeichen, zum Beispiel absender:"Praxis Dr. Sommer".

Ein Beispiel: art:rechnung absender:stadtwerke betrag:>100 2026 sucht Rechnungen der Stadtwerke über 100 Euro, in denen auch „2026“ steht. Klickst du in das leere Suchfeld, klappt unter „So geht die Suche“ eine kleine Hilfe mit sechs Beispielen auf, die du antippen kannst. Eine Suche darf bis zu 500 Zeichen lang sein und bis zu zwölf Begriffe haben.

Mit Filtern eingrenzen

Neben dem Suchfeld steht der Knopf „Filter“. Er zeigt, wie viele Filter gerade gelten, zum Beispiel „Filter (2)“. Auch ohne Suchwort filtern die Filter die Liste.

• Tresor. Oben stehen „Alle Tresore“, deine Tresore und „Mit mir geteilt“ für alles, was dir einzeln geteilt wurde.
• „Art“, „Absender“ und „Tag“ wählst du aus den vorhandenen Einträgen.
• „Gehört“ zeigt nur Dokumente einer bestimmten Person.
• „Zeitraum“ kennt das laufende Jahr, das Jahr davor als Zahl, „Letzte 12 Monate“ und „Jederzeit“. Gemeint ist das Datum auf dem Dokument.

„Filter zurücksetzen“ nimmt alle wieder weg. Die Filter wirken auch auf den Export: Was du siehst, kannst du mit „Exportieren“ als ZIP packen (Kapitel Steuerberater).

Das Archiv ohne Suche lesen

Ohne Suchwort zeigt das Archiv alle Dokumente, die du sehen darfst, nach Monaten geordnet. Ältere Monate laden beim Scrollen nach, oder mit „Mehr laden“. Oben wechselst du zwischen „Liste“ und „Kacheln“, welche Ansicht beim Öffnen gilt, stellst du unter „Mein Konto“, Reiter „Aussehen“, ein. Kleine Zeichen an einem Dokument zeigen, dass es „mit Notiz“, „mit Personen geteilt“ oder als „Link nach außen“ freigegeben ist.