Teilen · Kapitel 14

E-Rechnungen und der Export für den Steuerberater

Einmal im Jahr will der Steuerberater die Belege sehen, und dann fängt das Suchen an. Mit nexpaper wählst du Zeitraum und Tresor, und nexpaper packt ein ZIP mit den PDFs und einer Liste. Rechnungen, die als E-Rechnung kommen, liest nexpaper vorher schon aus ihren Daten, sodass Absender, Datum und Betrag stimmen, ohne dass jemand tippt.

E-Rechnungen: gelesen, nicht erraten

Eine E-Rechnung trägt ihre Angaben als Daten in sich. nexpaper kennt zwei Formen: ZUGFeRD und Factur-X, das sind PDFs mit einem XML darin, und XRechnung, das ist eine reine XML-Datei. Du hast dafür nichts einzurichten. Du lädst die Datei hoch oder lässt sie über das Postfach kommen wie jede andere.

1. Hereinholen

   PDFs mit eingebettetem XML gehen wie jedes PDF hinein. Eine XRechnung als XML-Datei nimmt nexpaper auch an; andere XML-Dateien lehnt es ab.

2. Im Eingang ansehen

   Am Dokument steht „E-Rechnung erkannt“. Absender, Datum, Betrag und Rechnungsnummer stammen aus den Daten der Rechnung, nicht aus der Texterkennung. Bei den Feldern steht als Herkunft „E-Rechnung“. Als Art schlägt nexpaper „Rechnung“ vor und als Titel „Rechnung“ mit der Rechnungsnummer, bei einer Gutschrift „Gutschrift“ mit der Nummer.

3. Details nachlesen

   Am Dokument zeigt die Karte „E-Rechnung“ mit dem Profil dahinter, etwa XRechnung oder EN 16931, die Rechnungsnummer, die „Leitweg-ID“, „Zahlbar bis“, die IBAN, „netto · Umsatzsteuer“ und „gesamt“.

Kam die Rechnung als reine XML-Datei, setzt nexpaper daraus eine einfache A4-Seite, damit man etwas zum Ansehen hat. Das XML bleibt das Original und lässt sich mit „E-Rechnung als XML“ herunterladen.

Den Export packen

Der Export steht im Archiv. Jede Person exportiert, was sie selbst sehen darf.

1. Im Archiv „Exportieren“ wählen

   Wenn du das Archiv vorher gefiltert hast, gelten diese Filter mit. Der Dialog sagt das: „Dazu gelten die Filter des Archivs.“

2. Zeitraum und Tresore

   Bei „Von“ und „Bis“ trägst du den Zeitraum ein. Gezählt wird das Datum auf dem Dokument. Unter „Tresore“ hakst du an, aus welchen Tresoren die Belege kommen sollen, etwa „Mein Tresor“ und „Zuhause“.

3. Inhalt wählen

   Vier Kästchen stehen zur Wahl: „Durchsuchbare PDFs“ (mit Textschicht, wie in nexpaper), „Originale dazu“ (genau so, wie sie hereinkamen), „Liste als CSV“ und „E-Rechnungen als XML“ (auch das XML aus ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs kommt mit). Mindestens eins muss an sein.

4. Vorschau prüfen

   Unter „Im ZIP“ steht, wie viele Dokumente es werden, wie groß das ZIP etwa wird und die „Summe der Beträge“. Stimmt die Summe grob mit deinen Erwartungen, geht es weiter.

5. „ZIP erstellen“

   nexpaper packt im Hintergrund. „Das ZIP wird gepackt. Du bekommst Bescheid, wenn es fertig ist.“ Der Bescheid kommt als Push auf deine angemeldeten Geräte und, wenn ein Mailserver eingerichtet ist, per Mail. Unter „Deine Exporte“ steht das ZIP danach mit „Herunterladen“. Exporte bleiben 7 Tage liegen.

Exportieren

Was im ZIP steckt

Die Ordner im ZIP heißen wie in nexpaper: Tresor, Jahr, Absender. Die Dateien tragen Datum und Titel. Die Liste als CSV enthält pro Zeile Datum, Titel, Absender, Art, Betrag, Währung, Rechnungsnummer, Tresor und Datei. Sie ist so geschrieben, dass Excel sie direkt öffnet, mit Semikolon als Trenner. Ein DATEV-Format ist das nicht.

Ein ZIP fasst höchstens 20.000 Dokumente und 20 GB. Wird es mehr, sagt nexpaper „Zu viel für ein ZIP“, und du wählst einen kürzeren Zeitraum oder weniger Tresore. Pro Person warten höchstens drei Exporte auf das Packen, und 20 bleiben aufbewahrt.

Als Link an den Steuerberater

Statt das ZIP selbst zu schicken, kannst du es dem Steuerberater als Link geben. Er braucht kein Konto.

1. Im Export-Dialog „Als Link freigeben statt herunterladen“ ankreuzen

   Dazu erscheint das Feld „Für wen“, vorgegeben mit „Steuerberater“. Der Hinweis nennt, wie lange der Link gilt: so viele Tage, wie der Betreiber als Höchstgrenze eingestellt hat.

2. „Link anlegen“

   nexpaper kopiert den Link und packt das ZIP im Hintergrund. Der Steuerberater sieht eine Seite „Export für Steuerberater“ mit der Zahl der Dokumente, dem Zeitraum und, sobald das ZIP bereitliegt, dem Knopf „ZIP herunterladen“. Ist es noch nicht gepackt, steht dort, er möge in ein paar Minuten noch einmal vorbeischauen.

3. Verfolgen

   Unter „Deine Exporte“ steht danach „Steuerberater: noch nicht geöffnet“ und später „… 2× geöffnet, zuletzt …“. Mit „Link kopieren“ holst du die Adresse noch einmal, mit „Link zurückziehen“ machst du ihn unbrauchbar.

Ein Link endet auch von selbst: an seinem Datum, wenn der Betreiber die Links nach außen abschaltet, wenn du den Export löschst oder wenn du nicht mehr alle Tresore siehst, aus denen der Inhalt stammt. Das ZIP selbst räumt nexpaper sieben Tage nach dem Packen weg, oder wenn der letzte Link dazu endet, je nachdem, was später liegt. Mehr zu Links steht im Kapitel Teilen.