Was du vorher wissen willst, ehrlich beantwortet.

Nichts. nexpaper ist freie Software unter der AGPL-3.0. Es gibt keine Bezahlstufe und kein Konto bei irgendwem. Du brauchst nur einen Rechner, auf dem Docker läuft.

Nein. nexpaper gibt es nur zum Selbsthosten, bei dir zu Hause oder auf einem Server, den du mietest. Einen Dienst, bei dem deine Papiere bei einer Firma liegen, gibt es nicht, und das ist Absicht.

Keine aus einem Store. nexpaper ist eine Web-App, die du aus dem Browser auf den Startbildschirm legst. Sie öffnet auf dem Handy im Schnell-Upload, mit großen Knöpfen für „Fotografieren“ und „Datei wählen“. Die Kamera findet die Kanten des Blatts und richtet es gerade. Unter Android steht nexpaper danach im Teilen-Menü jeder App, auf dem iPhone springt ein Kurzbefehl ein, den du selbst baust.

Nein. nexpaper braucht eine Verbindung zu deinem Server. Es speichert keine Seiten und keine Antworten auf dem Gerät. Der Service Worker fängt nur das Teilen unter Android ab.

Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch. Weitere lädt der Betreiber als JSON-Datei hoch; was darin fehlt, zeigt nexpaper auf Englisch. Die Texterkennung liest sechs Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Polnisch und Türkisch, ab Werk Deutsch und Englisch. Mails von nexpaper und das Log sind immer englisch.

Nein. nexpaper ist ein eigenes, unabhängiges Projekt und gehört nicht zu Paperless-ngx und nicht zu dessen Machern. Es liest nur dann etwas aus einem Paperless-ngx-Server, wenn du den Import startest.

Paperless-ngx ist ein ausgereiftes, großes Werkzeug. nexpaper will die kleine, übersichtliche Fassung für zu Hause sein: ein Container statt mehrerer Dienste, ein Eingang, in dem alles Neue mit ausgefüllten Feldern wartet, und wenig, was man einstellen muss. Wer eigene Felder, Speicherpfade, Abläufe oder lernende Zuordnung braucht, ist bei Paperless-ngx besser aufgehoben.

Es gibt keine eigenen Felder, keine einstellbaren Speicherpfade, keine Abläufe, kein lernendes Zuordnen, keine Regeln mit regulären Ausdrücken und keine Barcodes zum Trennen. Office-Dateien und E-Mails als Dokument nimmt nexpaper nicht an. Die durchsuchbare Fassung ist ein einfaches PDF, kein PDF/A. Das Postfach ist ein IMAP-Postfach für den ganzen Server. Der Vergleich im Einzelnen steht auf der Seite Statt Paperless.

Als Betreiber unter „Einstellungen“, „Import“: Adresse und API-Token von Paperless-ngx eintragen, „Verbinden und nachsehen“, je Besitzer eine Person wählen und den Lauf starten. Paperless-ngx 1.14 oder neuer wird gelesen. Der ganze Weg steht in der Anleitung unter Umzug aus Paperless-ngx.

Ja. nexpaper liest nur und ändert dort nichts. Du kannst Paperless-ngx weiterlaufen lassen, bis du sicher bist. Der Import läuft im Hintergrund, lässt sich anhalten und überlebt einen Neustart, und ein weiterer Lauf holt nur, was seitdem in Paperless-ngx dazugekommen ist.

Übernommen werden das Original, die durchsuchbare Fassung von Paperless-ngx, der dort erkannte Text, Titel, Datum, Korrespondent als Absender, Dokumenttyp als Art, Tags, Notizen und die Freigaben für Benutzer und Gruppen. Eigene Felder und die ASN landen als Notiz am Dokument. Nicht übernommen werden Speicherpfade und Abläufe sowie Word-, Excel- und andere Office-Dateien, außer Paperless-ngx hat daraus ein PDF gemacht. Der erkannte Text kommt mit, nichts wird neu gelesen. Was übersprungen wurde, steht mit Nummer und Grund in der Karte.

Auf mehreren Wegen: im Browser hochladen oder auf die Seite ziehen, mit der Kamera des Handys fotografieren, unter Android aus dem Teilen-Menü, auf dem iPhone mit dem Kurzbefehl, per Mail an das Postfach, über den Eingangsordner, in den ein Scanner legt, oder über die Schnittstelle. Alles landet zuerst im Eingang.

PDF, JPEG, PNG, TIFF (auch mehrseitig), HEIC vom iPhone, WebP, AVIF und E-Rechnungen als XML. Die Art wird aus dem Inhalt gelesen, nicht aus dem Namen. Eine Datei darf ab Werk 200 MB groß sein.

Nein. Alles Neue wartet im Eingang, bis ein Mensch es ansieht und ablegt. Das gilt auch für Dokumente aus dem Postfach, dem Eingangsordner und dem Import mit „Alles in den Eingang“. Regeln und Vorschläge füllen Felder aus, mehr nicht. Die eine Ausnahme ist der Import aus Paperless-ngx mit „Wie in Paperless“: Er legt die Dokumente gleich ab, die dort schon abgelegt waren.

Nein. Ab Werk ist keine KI eingerichtet, und ohne sie machen Regeln und das, was nexpaper selbst aus dem Text liest, die Vorschläge. Der Betreiber kann einen Dienst eintragen, etwa ein lokales Modell mit Ollama oder einen Dienst, der die OpenAI-Schnittstelle spricht. Dann gehen der erkannte Text der ersten zwei Seiten und die Liste der Arten hin, kein Bild und kein Kontoname. Persönliche Tresore sind ab Werk ausgenommen, 200 Anfragen am Tag sind die Grenze, und jede Person schaltet die KI für sich ab.

Ja, weil die Texterkennung Scans und Fotos lesbar macht. Wie gut sie ein Blatt liest, hängt von der Vorlage ab; nexpaper gibt dafür keine Trefferquote an. Die Suche findet auch Teile von Wörtern, „werke“ findet „Stadtwerke“, und kennt Filter wie art:rechnung oder betrag:>100.

Es liest ZUGFeRD und Factur-X (das XML im PDF) und XRechnung als XML aus ihren Daten: Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Absender, IBAN, Beträge. Eine Prüfung gegen die amtlichen Regeln macht nexpaper nicht, es liest nur. Eine GoBD-Zusage gibt es ebenfalls nicht.

Nein. Zu einem Dokument lassen sich „Fällig am“, „Vertrag bis“, „Garantie bis“ und „Aufbewahren bis“ festhalten, und die Termine stehen am Dokument. Eine Erinnerung daran schickt nexpaper nicht.

In der App nicht: Ein persönlicher Tresor ist auch dem Betreiber nicht zu sehen, solange du ihn nicht teilst. Aber die Dateien liegen lesbar auf der Platte des Servers, und wer den Server verwaltet, kann sie dort sehen. Außerdem entscheidet der Betreiber beim Löschen eines Kontos, wohin dessen Dokumente gehen, offen und mit Vermerk im Verlauf. Mehr auf der Seite Sicherheit.

Mit einem Link nach außen: am Dokument auf „Teilen“, „Per Link nach außen“, dann „Link anlegen“. Der Link zeigt nur dieses Dokument, läuft von selbst ab, und du siehst, wie oft er geöffnet wurde. Du kannst ihn jederzeit zurückziehen. Herunterladen musst du ausdrücklich erlauben. Wie lange ein Link höchstens gilt, bestimmt der Betreiber: wählbar 7, 14, 30 oder 90 Tage, ab Werk höchstens 30. Er kann Links nach außen auch ganz abschalten, dann hören vorhandene sofort auf zu gehen.

Entweder ein ZIP zum Herunterladen oder einen Link, unter dem er es ohne Konto holt. Das ZIP enthält die durchsuchbaren PDFs, auf Wunsch die Originale und die E-Rechnungen als XML, dazu eine Liste als CSV, die Excel direkt öffnet. Ein DATEV-Format gibt es nicht.

Nein. Die Dokumente liegen als lesbare Dateien auf der Platte, ihr Text und der Suchindex unverschlüsselt in der Datenbank. Das ist gewollt, denn eine Verschlüsselung je Person würde die Suche unmöglich machen und die Dateien ohne nexpaper unlesbar. Versiegelt sind nur die Geheimnisse des Servers, etwa das Mailpasswort. Schütze die Platte deines Servers selbst, zum Beispiel mit einem verschlüsselten Laufwerk.

Der Browser spricht nur mit deinem Server. Es gibt keine Statistik, keine Fehlerberichte und kein Selbst-Update. Der Server fragt bei GitHub nach einer neuen Version, wenn jemand „Über nexpaper“ öffnet, und das lässt sich abschalten. Alles andere gibt es erst, wenn jemand es einrichtet: Mailserver, KI, Postfach, Push, Paperless-Import und Anmeldeanbieter. Die Tabelle steht auf der Seite Sicherheit.

Am besten nicht. nexpaper ist für das eigene Netz gedacht, und unterwegs kommst du mit einem VPN hinein. Wer es doch öffnet, findet ab Werk den zweiten Faktor als Pflicht, Passkeys, die Bremse gegen Raten und die Karte „Bereit fürs Internet?“ vor. Die Liste steht auf der Seite Selbst hosten.

Dazu gibt nexpaper keine Zusage. Es hält jede Fassung mit ihrer Prüfsumme fest, führt einen Verlauf und prüft einmal in der Woche, ob alle Dateien noch da und unverändert sind, aber das ist keine Bescheinigung. Frag bei Bedarf deinen Steuerberater.

Mit einem der acht Wiederherstellungscodes kommst du einmal hinein, auch ohne das Handy. Hast du die Codes nicht mehr, entfernt der Betreiber den zweiten Faktor deines Kontos. Du bekommst Bescheid und richtest ihn bei der nächsten Anmeldung neu ein.

Deine Ordner. Unter dokumente/ liegt jedes Dokument als PDF in einem Ordner nach Tresor, Jahr und Absender, daneben das Original und ältere Fassungen. Du brauchst nexpaper nicht, um sie zu öffnen.

Zwei Dinge: die Sicherung von nexpaper, die ab Werk jede Nacht von selbst entsteht, und den Ordner /data/dokumente mit den Dokumenten. Die Sicherung enthält die Datenbank, die Einstellungen und das Geheimnis des Servers, aber nicht die Dokumente. Die Dokumente gehören in die Sicherung, die dein Server sowieso macht.

Ja, mit einem Dienst, der OpenID Connect spricht, etwa authentik. Für authentik richtet ein Knopf in den Einstellungen Anbieter und Anwendung selbst ein. Eingetragen wird ein Anbieter. Der zweite Faktor von nexpaper bleibt auch dann Pflicht, außer der Betreiber erklärt, dass der Anbieter selbst einen prüft.

Über den Eingangsordner: Der Betreiber schaltet ihn unter „Einstellungen“, „Eingänge“ ein und hängt den Ordner des Scanners als Volume ein. Darin gibt es einen Unterordner je Person, und was dort 10 Sekunden still liegt, kommt in den Eingang dieser Person. Alternativ lädt ein Scanner mit einem API-Schlüssel zum Hochladen direkt hoch.