Tresore
Wer sieht was, mit drei Rechten statt einer Tabelle.
In nexpaper liegt jedes Dokument in einem Tresor. Jede Person hat einen eigenen, den erst einmal nur sie sieht, und für alles, was mehreren gehört, gibt es gemeinsame. Wer in einem Tresor lesen, bearbeiten oder verwalten darf, legt man mit einem Klick fest. Einzelne Dokumente gehen darüber hinaus an Personen oder per Link an Leute ohne Konto.
Jede Person hat einen eigenen Tresor
Er entsteht mit dem Konto und heißt „Mein Tresor“. Lena legt ihre Steuerunterlagen und Arztrechnungen dort ab, Tom seine, und Greta, Lenas Mutter, hat mit ihrem Konto ihren eigenen. Niemand sonst sieht, was darin liegt, solange die Person ihn nicht teilt. Auch der Betreiber nicht, der die Instanz eingerichtet hat.
Immer Verwalter
Im eigenen Tresor hat die Person automatisch das Recht „Verwalten“. Sie kann ihn teilen, mit wem sie will, und jedes Recht wieder entziehen.
Zunächst nur für dich
Ein neuer Tresor ist erst einmal still. Was darin liegt, taucht bei keiner anderen Person im Archiv, in der Suche oder in einer Zahl auf.
Hierhin gehen deine Uploads
Ab Werk landet alles, was du hochlädst, im eigenen Tresor. Unter „Mein Konto“, „Hochladen“ wählst du einen anderen Tresor als Ziel, und Regeln dürfen danach umlegen.
Gemeinsame Tresore für alles, was mehreren gehört
Haushalt, Auto, Ferienwohnung, ein kleiner Betrieb: Dafür legt der Betreiber unter „Tresore“ mit „Gemeinsamen Tresor anlegen“ einen Tresor an, gibt ihm einen Namen und ein Symbol und vergibt die Rechte. Im Beispiel heißt der erste „Zuhause“.
Lena, Tom und Greta im Tresor „Zuhause“
Lena verwaltet „Zuhause“. Tom darf bearbeiten, also hochladen, ablegen und Felder ändern. Greta darf nur lesen. Sie sieht die Versicherungspolice und den Mietvertrag, kann aber nichts verändern. Jede Person sieht in der Liste, welches Recht sie in welchem Tresor hat.
- Symbole: Person, Haus, Auto, Sonne, Ordner oder Aktentasche. Das Symbol hilft in der Liste, mehr nicht.
- Mitglieder: Bis zu 500 je Tresor, und bis zu 200 Tresore je Server.
- Verlassen: Ein Mitglied kann einen gemeinsamen Tresor von sich aus verlassen. Wer ihn verwaltet, kann ihn löschen, und die Dokumente gehen dabei in einen anderen Tresor.
Lesen, Bearbeiten, Verwalten
Mehr Stufen gibt es nicht, und das ist Absicht. Jede baut auf der davor auf, und ein Tresor hat immer mindestens eine Person, die ihn verwaltet.
| Recht | Was die Person darf |
|---|---|
| Lesen | Ansehen, suchen und herunterladen. Dazu Notizen an Dokumenten schreiben. |
| Bearbeiten | Dazu hochladen, ablegen, Felder ändern, Seiten bearbeiten, verschieben und in den Papierkorb legen. |
| Verwalten | Dazu teilen, Rechte vergeben, Regeln anlegen, Ordnung machen und den Tresor löschen. |
Die Rechte werden bei jeder Anfrage auf dem Server geprüft, in der Abfrage selbst. Was jemand nicht sehen darf, antwortet wie nicht vorhanden. Auch die Zahlen in Filtern und in der Suche verraten nichts über Tresore, die jemand nicht sieht.
Jeder Tresor hat seinen eigenen Eingang
Neues wartet in dem Tresor, in den es gehört. Der Eingang zeigt dir alle Eingänge der Tresore, in denen du ablegen darfst, mit dem Tresor und dem Absender der Datei bei jedem Eintrag. Wer in einem Tresor nur lesen darf, sieht dessen Eingang nicht.
In einem gemeinsamen Tresor sehen alle, die bearbeiten dürfen, dasselbe. Legt Tom einen Brief ab, ist er auch für Lena abgelegt.
Regeln gehören ebenfalls zum Tresor. Wer ihn verwaltet, legt sie an, zum Beispiel „Alles von den Stadtwerken Wiesental ist eine Rechnung“. Eine Regel legt ein Dokument aber nur in einen Tresor, in den die hochladende Person ablegen darf, und nie in den persönlichen Tresor eines anderen.
Ein einzelnes Dokument weitergeben
Manchmal soll jemand nur einen Brief sehen und nicht den ganzen Tresor. Dann teilst du das einzelne Dokument.
Mit einer Person hier
Am Dokument wählst du „Teilen“, dann „Mit Personen hier“ und eine Person. Als Recht gibst du „Lesen“ oder „Bearbeiten“, nie „Verwalten“. Das darf, wer das Dokument besitzt oder den Tresor verwaltet. Bei der anderen Person steht es unter „Einzeln mit dir geteilt“, ohne dass sie den Tresor sieht, und „Nicht mehr teilen“ nimmt es wieder weg.
Auf der Seite „Tresore“ siehst du auf einen Blick, was einzeln mit dir geteilt ist und welche Links nach außen noch offen sind.
Ein Link für den Steuerberater, der von selbst abläuft
Für Leute ohne Konto, etwa den Steuerberater, die Versicherung oder die Vermieterin, gibt es einen Link. Er zeigt nur dieses eine Dokument, lässt sich nicht erraten und kann jederzeit zurückgezogen werden.
So legst du ihn an
- Dokument öffnen und „Teilen“ wählen
Dort steht der Bereich „Per Link nach außen“.
- „Für wen“ ausfüllen
Zum Beispiel „Steuerbüro“. Die Angabe ist deine Merkhilfe, wem der Link gehört.
- „Gültig bis“ wählen
Höchstens so lange, wie der Betreiber erlaubt. Der stellt 7, 14, 30 oder 90 Tage ein, ab Werk sind es 30.
- „Herunterladen erlauben“ ankreuzen oder nicht
Ohne Haken kann man das Dokument nur ansehen.
- „Link anlegen“
Der Link ist kopiert. Du schickst ihn per Mail oder Nachricht weiter.
Was der Empfänger sieht
Die Seite sagt, wer geteilt hat, und zeigt Titel, Absender, die Seiten als Bilder und das Datum, bis zu dem der Link gilt. „Herunterladen“ und „Im Browser ansehen“ gibt es nur mit Erlaubnis, sonst steht dort „Nur zum Ansehen freigegeben, ohne Herunterladen.“ Ein Satz erklärt, dass die Person, die geteilt hat, sieht, wann der Link geöffnet wurde.
Ein Link, der nicht mehr gilt, sagt nur das. Er verrät nicht, ob er abgelaufen ist, zurückgezogen wurde oder nie existierte.
Was du siehst und was endet
Am Link steht, bis wann er gilt und wie oft er geöffnet wurde. Das Öffnen steht außerdem im Verlauf des Dokuments, höchstens einmal alle zehn Minuten je Link. „Zurückziehen“ beendet ihn sofort. Er endet auch von selbst, wenn das Dokument im Papierkorb liegt oder wenn die Person, die ihn angelegt hat, nicht mehr teilen darf. Je Dokument sind bis zu 20 Links möglich.
Gut zu wissenDer Betreiber hat einen Riegel dafür. Unter „Einstellungen“, „Teilen“ kann er „Links nach außen erlauben“ ausschalten, dann hören alle vorhandenen Links sofort auf. Dort sieht er auch, wie viele gerade offen sind. Ein Link führt auf deinen Server und funktioniert nur für Leute, die ihn erreichen. Wer nexpaper nur im eigenen Netz betreibt, schickt dem Steuerberater lieber das heruntergeladene ZIP.
Ein ZIP statt vieler Links
Soll der Steuerberater nicht ein Dokument, sondern ein ganzes Jahr bekommen, ist ein Export der bessere Weg. Im Archiv wählst du „Exportieren“, den Zeitraum und die Tresore, und nexpaper packt ein ZIP. Auf Wunsch gibst du es als Link frei, den der Steuerberater ohne Konto öffnet.
Nur, was du wirklich sehen darfst
Ein Export enthält nur Dokumente aus Tresoren, die du selbst sehen darfst. Endet dein Zugang zu einem davon, endet auch der Link. Im ZIP liegen die durchsuchbaren PDFs, auf Wunsch die Originale und die E-Rechnungen als XML, dazu eine Liste als CSV. Ein Export im DATEV-Format ist nicht dabei.
Das Packen läuft im Hintergrund. Du bekommst Bescheid, wenn es fertig ist, und ein Export bleibt sieben Tage liegen.
Man sieht, was geschehen ist
Jedes Dokument führt einen Verlauf. Er nennt, wer wann was getan hat: angelegt, gelesen, vorgeschlagen, geändert, verschoben, geteilt, als Link geöffnet, gelöscht, zurückgeholt. Die Inhalte stehen nicht darin, nur die Tatsache.
Das klärt Fragen, bevor sie Streit werden: Wer hat die Rechnung verschoben? Wann hat das Steuerbüro den Link geöffnet? Jede Person, die das Dokument sehen darf, sieht den Verlauf.
Was „persönlich“ heißt, und was nicht
Ein persönlicher Tresor heißt, dass nexpaper ihn niemand anderem zeigt, auch nicht dem Betreiber in der App. So steht es auch in der App selbst.
Was es nicht heißt: Die Dokumente sind auf dem Server nicht verschlüsselt. Sie liegen als lesbare Dateien in einem Ordner, damit sie dir auch ohne nexpaper gehören. Wer den Server selbst verwaltet, kann sie dort sehen. Das gilt auch für den erkannten Text und den Suchindex in der Datenbank.
Wem das nicht genügt, schützt den Datenträger des Servers, etwa mit einer verschlüsselten Platte. Das ist Sache dessen, der den Server betreibt. nexpaper selbst verschlüsselt nur seine eigenen Geheimnisse, zum Beispiel das Passwort des Postfachs oder den Schlüssel der KI.