Eingang
Vom Brief ins Archiv, und nichts landet ungesehen.
Alles Neue wartet in nexpaper zuerst im Eingang, ganz gleich, auf welchem Weg es kam. Die Felder sind dort schon ausgefüllt, und an jedem steht, woher der Vorschlag stammt. Du schaust drüber, änderst, was nicht stimmt, und legst ab. Diese Seite erklärt den ganzen Weg, vom Hereinholen bis zum Klick auf „Ablegen“.
Fünf Wege, ein Ziel
Ob du im Browser eine Datei hineinziehst, mit dem Handy ein Blatt fotografierst oder der Scanner im Flur einen Ordner füllt, am Ende wartet das Dokument im Eingang. Jede Person hat ihren eigenen, und in einem gemeinsamen Tresor sieht jeder mit Bearbeiten-Recht dasselbe.
| Weg | Wer richtet ihn ein | Ab Werk |
|---|---|---|
| Im Browser hochladen oder auf die Seite ziehen | niemand, er geht gleich | an |
| Mit dem Handy fotografieren oder teilen | jede Person selbst; fürs Teilen unter Android muss nexpaper auf dem Startbildschirm liegen | an |
| Per Mail an das Postfach | der Betreiber | aus |
| Scanner-Ordner im Netz | der Betreiber | aus |
| Schlüssel zum Hochladen (Kurzbefehl, Skript, Scanner) | jede Person, nachdem der Betreiber Schlüssel erlaubt hat | aus |
Das Postfach
Der Betreiber trägt unter „Einstellungen“, „Eingänge“ ein IMAP-Postfach ein. nexpaper holt es alle fünf Minuten ab. Die Anhänge (PDF, Bilder und E-Rechnungen als XML) kommen in den Eingang der Person, die die Mail weitergeleitet hat. Erkannt wird sie an ihrer bestätigten Absenderadresse oder an einer Adresse der Form paper+lena@example.com. Die Mail selbst wird kein Dokument.
- Unbekannte Absender landen im Eingang des Betreibers, markiert als „unbekannt“, oder bleiben auf Wunsch im Postfach. Nichts wird von selbst abgelegt.
- Danach wird die Mail als gelesen markiert, in den Ordner „nexpaper“ verschoben oder gelöscht, so wie der Betreiber es wählt, und erst, wenn jeder Anhang genommen ist.
- Eigene Adressen: Unter „Mein Konto“, „Hochladen“ trägst du weitere Absenderadressen ein. Jede bekommt einen Bestätigungslink, damit niemand fremde Adressen einträgt. Dafür braucht der Server einen Mailserver zum Verschicken.
Der Scanner-Ordner
Ein Scanner im Netz oder eine Freigabe schreibt in einen Ordner, den nexpaper beobachtet. Darin hat jede Person einen Unterordner, und was dort landet, kommt in ihren Eingang und wird aus dem Ordner genommen. Eine Datei zählt erst, wenn sie zehn Sekunden still gelegen hat, damit ein halb geschriebener Scan nicht verschwindet.
Was nicht genommen wird, geht nicht verloren
Dateien der falschen Art, zu große oder leere wandern mit dem Grund daneben in den Unterordner „abgelehnt“. Versteckte und halbfertige Dateien und die Systemordner einer NAS lässt nexpaper in Ruhe. Dateien direkt im Ordner gehen an den Betreiber, markiert als „unbekannt“.
Was nexpaper tut, bevor du hinsiehst
Nach dem Hochladen liest ein eigener Arbeiterprozess das Dokument, ein Dokument nach dem anderen, die Konten abwechselnd. Du musst nicht warten. Im Eingang steht so lange „Wird gelesen“, und danach sind die Felder gefüllt.
Seiten und Vorschau
nexpaper zerlegt das Dokument in Seiten und macht eine Vorschau. Bilder werden zu einem PDF, das Foto bleibt als Original erhalten.
Texterkennung
Seiten ohne eigenen Text liest nexpaper mit Tesseract und legt eine unsichtbare Textschicht darunter. Seiten, die schon Text haben, bleiben, wie sie sind. Das Ergebnis ist ein einfaches durchsuchbares PDF, kein PDF/A.
Sechs Sprachen
Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Polnisch und Türkisch sind im Abbild. Ab Werk sind Deutsch und Englisch an. Mehr Sprachen machen die Erkennung etwas langsamer, nachgeladen wird nichts.
Gerade richten
Schiefe und verdrehte Seiten richtet nexpaper vor dem Lesen gerade, auch solche, die auf dem Kopf stehen. Der Betreiber kann das abschalten.
Lange Dokumente
Bei einem langen Dokument sind Seiten und Vorschau gleich da, der Text kommt später. Ab 300 Seiten sagt der Eingang das ausdrücklich.
Wenn es nicht klappt
Ein Passwortschutz, eine beschädigte Datei oder zu viele Seiten werden mit Grund genannt. Du versuchst es mit „Erneut versuchen“ noch einmal oder löschst die Datei.
Gut zu wissenDer Betreiber stellt unter „Einstellungen“, „Ablage“ die Grenzen ein. Ab Werk nimmt nexpaper Dateien bis 200 MB und Dokumente bis 2.000 Seiten.
Prüfen, ändern, ablegen
Der Eingang zeigt die Eingänge aller Tresore, in denen du ablegen darfst. Zu jedem Eintrag steht, in welchem Tresor er wartet und von wem er kommt. Wer in einem Tresor nur lesen darf, sieht dessen Eingang nicht.
Ein Klick legt ab
Du wählst einen Eintrag, siehst die Seiten groß und die Felder daneben. Stimmt alles, legst du mit „Ablegen“ ab, und der nächste Brief öffnet sich. Passt etwas nicht, änderst du es vorher: Titel, Absender, Art, Datum, Betrag, Tags, Tresor und die vier Termine.
- Suchen und sortieren: Die Liste lässt sich nach Tresor, Quelle und danach filtern, von wem eine Datei kam. Durchsucht werden Titel, Absender und auch der Text. Sortiert wird nach neuesten, ältesten oder nach dem Datum auf dem Dokument.
- Seiten bearbeiten geht direkt im Eingang, von „Drehen“ bis „Ab hier eigenes Dokument“.
- Mit der Tastatur: j geht weiter, k zurück, x wählt aus, Strg Enter legt ab.
Doppelte fallen auf
Hast du genau diese Datei schon, überträgt nexpaper sie im Browser gar nicht erst. Kommt sie trotzdem an, trägt sie den Hinweis „Hochgeladen, aber dieselbe Datei gibt es schon als …“. Ein Brief, den du noch einmal gescannt oder fotografiert hast, fällt über Bild und Text auf. Dann steht dort „Sieht aus wie ein vorhandenes Dokument“, und zwei Knöpfe bieten „Verwerfen“ und „Vorhandenes ansehen“.
Verglichen wird nur mit Dokumenten, die du selbst sehen darfst.
Du musst nicht sofort ablegen
Der Eingang ist ein Ort, kein Zwang. Du kannst Neues liegen lassen und später ablegen, und bis dahin findest du es mit der Suche im Eingang. Gelöscht wird nichts ohne Rückfrage, und gelöschte Dokumente bleiben 30 Tage im Papierkorb.
Zwanzig Briefe nach dem Urlaub
Kommt nach einer Reise ein ganzer Stapel zusammen, legst du ihn nicht Stück für Stück ab. Mit „Auswählen“ markierst du mehrere Einträge, setzt gemeinsam Tresor, Art und einen Tag und legst alle mit einem Klick ab.
Gemeinsam setzen, einzeln prüfen
„Ablegen übernimmt die Vorschläge. Was du hier wählst, gilt für alle Ausgewählten.“ So steht es im Dialog, und genau das tut er. Lässt du ein Feld auf „Unverändert“, behält jedes Dokument seinen eigenen Vorschlag. Der Knopf heißt „N ablegen“ und nimmt bis zu 200 Dokumente auf einmal.
Jedes Dokument wird dabei einzeln geprüft. Scheitert eines, nennt nexpaper den Grund, und die übrigen sind trotzdem abgelegt.
Woher die Vorschläge kommen
nexpaper schlägt Felder aus verschiedenen Quellen vor und nimmt immer die sicherste zuerst. Die Reihenfolge ist fest, und an jedem Feld steht, welche Quelle gewonnen hat.
1. E-Rechnung
Hat die Datei Rechnungsdaten, stammen Absender, Datum, Betrag und Nummer genau daraus. Sicherer geht es nicht.
2. Regel
Eine Regel, die du angelegt hast, setzt Tresor, Art, Tag, Absender oder Titel. Ausführlicher weiter unten.
3. Wie beim letzten Mal
Dieselbe IBAN, USt-IdNr., Kundennummer oder derselbe Briefkopf wie bei einem abgelegten Dokument bringt dessen Absender, Art und Tags mit. nexpaper schaut dafür auf deine letzten 25 passenden Dokumente. Es ist ein Vergleich, kein maschinelles Lernen.
4. Aus dem Text
Das Datum nimmt nexpaper nach Wörtern wie „Rechnungsdatum“, die Fälligkeit nach „fällig“ oder „zahlbar bis“, den Betrag nach „Gesamtbetrag“, „Summe“ oder „Total“. Netto- und Steuerzeilen zählen nie. Deutsch und Englisch, Euro, Dollar, Franken und Pfund.
5. KI, wenn du sie willst
Nur wo nichts Sichereres den Wert kannte, und nur als Vorschlag. Ab Werk ist keine KI eingerichtet.
Dein Wort gilt
Was eine Person selbst geändert hat, überschreibt kein späterer Vorschlag. Der Titel kommt ohne KI aus dem Dateinamen oder dem Betreff der Mail, bei E-Rechnungen ist es „Rechnung“ und die Nummer.
Sag es einmal, nexpaper merkt es sich
Änderst du im Eingang etwas, das immer so sein soll, fragt nexpaper nach, sofern du den Tresor verwaltest. Zum Beispiel „Absender „Stadtwerke Wiesental“ ist immer Rechnung“. Mit „Als Regel merken“ wird daraus eine Regel, mit „Nur diesmal“ nicht.
Wenn, dann
Eine Regel besteht aus Bedingungen und Folgen. Bedingungen sind „Absender ist“ oder „enthält“, „Text enthält“, „Art ist“, „Quelle ist“ und ein Betrag „über“ oder „unter“ einer Grenze. Zu einem Wort darfst du bis zu fünf Alternativen mit „oder“ nennen. Folgen sind Tresor, Art, Tag, Absender und Titel.
Der Titel kann ein Muster sein, etwa „Strom {monat} {jahr}“. Die Platzhalter heißen {absender}, {art}, {datum}, {monat}, {jahr} und {betrag}. Wörter werden als einfacher Text verglichen, nie als Muster, einen regulären Ausdruck brauchst du also nicht.
- Reihenfolge und Zähler: Regeln lassen sich ordnen, an- und ausschalten, und jede zeigt, wie oft sie gegriffen hat.
- Wer sie anlegt: Wer einen Tresor verwaltet, legt dessen Regeln an, jeder für den eigenen. Der Betreiber sieht die Regeln aller Tresore.
- Grenzen: Eine Regel legt ein Dokument nur in einen Tresor, in dem die hochladende Person ablegen darf. In den persönlichen Tresor eines anderen greift keine Regel.
KI, aber nur, wenn du sie einschaltest
nexpaper kommt ohne KI aus, und das ist die Voreinstellung. Wer trotzdem Hilfe beim Ausfüllen will, richtet sie unter „Einstellungen“, „KI“ ein. Sie schlägt dann Titel, Absender, Art, Datum und Betrag vor. Abgelegt wird erst, wenn eine Person bestätigt.
Drei Arten, ein Abschalter
Zur Wahl stehen „Keine KI“, ein „Lokales Modell“ im eigenen Netz, etwa mit Ollama oder allem, was die Schnittstelle /v1/chat/completions spricht, und ein Dienst im Internet. Der kann die OpenAI-Schnittstelle sprechen oder die Messages-Schnittstelle. Den Schlüssel dafür versiegelt nexpaper und zeigt ihn nie wieder an. „Speichern und ausprobieren“ macht eine Probe, in der kein Dokumentinhalt steckt.
- Was hinausgeht: der erkannte Text der ersten zwei Seiten eines neuen Dokuments, höchstens 6.000 Zeichen, dazu die Liste der Arten. Kein Bild, keine Datei, kein Kontoname, kein Tresorname.
- Persönliche Tresore bleiben draußen: Ab Werk geht nichts aus einem persönlichen Tresor an ein Modell. Dort gelten nur Regeln.
- Ein Tageslimit: Ab Werk 200 Anfragen am Tag für den ganzen Server. Ist es erreicht, laufen Regeln und das Auslesen weiter.
- Je Person abschaltbar: Unter „Mein Konto“ schaltet jede Person die KI für ihre Dokumente aus. Der Betreiber kann sie einzelnen Konten auch gar nicht erst erlauben.
Gut zu wissenWie treffsicher ein Modell die Felder füllt, hängt vom Modell ab, und nexpaper kann es nicht versprechen. Deshalb ist es immer nur ein Vorschlag, den du siehst, bevor etwas abgelegt wird.
E-Rechnungen kommen fertig
Gelesen, nicht geraten
Ein PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten (ZUGFeRD oder Factur-X) und eine reine XML-Rechnung (XRechnung, UBL oder CII) erkennt nexpaper an sich selbst. Absender, Datum, Fälligkeit, Betrag, Rechnungsnummer, IBAN und Leitweg-ID kommen aus den Daten, nicht aus der Texterkennung. Im Eingang steht „E-Rechnung erkannt“ mit dem Profil, etwa XRechnung oder EN 16931.
Eine lesbare Seite dazu
Eine reine XML-Datei kann man nicht anschauen. Darum setzt nexpaper daraus eine einfache A4-Seite, die du lesen und drucken kannst. Das XML bleibt das Original und lässt sich herunterladen. Eine Gutschrift bekommt den Titel „Gutschrift“ mit der Nummer, die Art bleibt „Rechnung“.
Ob eine Rechnung den amtlichen Regeln genügt, prüft nexpaper nicht.
Ein Stapel, ein Scan, viele Dokumente
Wer zehn Briefe auf einmal in den Einzug legt, bekommt ein einziges PDF. Dafür gibt es den Trick mit den leeren Blättern.
Ein leeres Blatt dazwischen
Leg vor dem Scannen ein leeres Blatt zwischen die Briefe. nexpaper findet leere Seiten, schlägt vor, den Stapel dort zu teilen, und fragt „Stapelscan aufteilen?“. Du siehst die vorgeschlagenen Teile, ein Klick zwischen zwei Seiten schneidet oder fügt wieder zusammen. „In N Dokumente aufteilen“ trennt, und die Trennblätter fallen weg. Wer es nicht will, wählt „Als ein Dokument behalten“.
Auch beidseitig gescannt
Beidseitig gescannte Stapel erkennt nexpaper ebenfalls. Leere Rückseiten fallen beim Teilen weg. Der Betreiber kann die Erkennung unter „Einstellungen“, „Ablage“ abschalten.
Es geht um leere Seiten, nicht um Strichcodes oder Zählnummern. Wer seinen Stapel mit Barcodes trennt, braucht dafür ein anderes Werkzeug.
Den Eingang benutzen, Schritt für Schritt · Hereinholen · Regeln und KI