Ablegen · Kapitel 8

Wie nexpaper Felder vorschlägt

Damit im Eingang schon etwas ausgefüllt ist, fragt nexpaper mehrere Quellen der Reihe nach, von der sichersten zur unsichersten. Das sind E-Rechnungen, deine Regeln, frühere Dokumente desselben Absenders, der Text des Briefs und, wenn du sie einrichtest, eine KI. Ab Werk ist keine KI dabei, und nexpaper kommt gut ohne aus. Vorschläge sind immer nur Vorschläge: Abgelegt wird, was du bestätigst.

Regeln

Eine Regel sagt: Wenn ein Dokument so aussieht, dann trage das ein. Die meisten Regeln entstehen nebenbei im Eingang, wenn du bei „Immer so?“ auf „Als Regel merken“ tippst. Du kannst sie auch von Hand anlegen.

1. Die Karte „Regeln“ finden

   Wer einen Tresor verwaltet, findet sie unten auf der Seite „Tresore“. Der Betreiber hat dieselbe Karte außerdem unter „Einstellungen“, Reiter „Ablage“, für Regeln, die auf dem ganzen Server gelten.

2. „Regel“ tippen und die Bedingung wählen

   Nach „Wenn“ wählst du, worauf die Regel schaut: „Absender“, „Text“, „Art“, „Quelle“ oder „Betrag“. Dann kommt „ist“ oder „enthält“, bei Beträgen „über“ oder „unter“, und der Wert, etwa „Stadtwerke“. Wörter vergleicht nexpaper als einfachen Text, nie als Muster.

3. Die Folge wählen

   Nach „dann“ wählst du, was gesetzt wird: „Tresor“, „Art“, „Tag“, „Absender“ oder „Titel“. Beim Titel kannst du die Felder des Dokuments einsetzen, {absender}, {art}, {datum}, {monat}, {jahr} und {betrag}. „Strom {monat} {jahr}“ wird zum Beispiel „Strom Oktober 2026“.

4. Gilt für wählen und „Regel anlegen“ tippen

   Wo mehrere Tresore in Frage kommen, sagt „Gilt für“, in welchem die Regel greift. Dann „Regel anlegen“.

In der Liste stehen die Regeln in der Reihenfolge, in der nexpaper sie prüft. Mit den kleinen Pfeilen änderst du sie, ein Schalter („Regel an oder aus“) stellt eine Regel ab, ohne sie zu löschen, und „3 Mal gegriffen“ zeigt, wie oft sie schon gewirkt hat. Regeln gelten für neue Dokumente, nicht rückwirkend. Eine Regel legt außerdem nur in einen Tresor um, in den die hochladende Person ablegen darf. Sonst bleibt deren Vorgabe. Eine Regel für den ganzen Server greift nie in den persönlichen Tresor einer anderen Person.

Regeln

„Wie beim letzten Mal“

Ohne dass du etwas anlegst, merkt sich nexpaper, wie du Dokumente eines Absenders abgelegt hast. Trägt ein neues Dokument dieselbe IBAN, dieselbe Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, dieselbe Kundennummer oder denselben Briefkopf wie eines, das du schon abgelegt hast, schlägt nexpaper dessen Absender, Art und Tags vor. Das ist kein maschinelles Lernen, sondern nur dieser Vergleich. Die Felder tragen die Herkunft „wie beim letzten Mal“.

Was nexpaper aus dem Text liest

• Datum. Es gilt das Datum, das neben einem Wort wie „Rechnungsdatum“ steht, sonst das erste, das glaubwürdig aussieht.
• Fälligkeit. Sie wird nur übernommen, wenn davor ein Wort wie „fällig“ oder „zahlbar bis“ steht.
• Betrag. Nach „Gesamtbetrag“, „Summe“ oder „Total“, sonst der größte Betrag mit Währung. Netto- und Steuerzeilen nimmt nexpaper nie. Erkannt werden Euro, US-Dollar, Schweizer Franken und Pfund.
• Titel. Ohne KI kommt er aus dem Dateinamen oder dem Betreff der Mail. Bei E-Rechnungen heißt er „Rechnung“ oder „Gutschrift“ mit der Nummer. Eine Regel kann ihn mit einem Muster überschreiben.

Das funktioniert auf Deutsch und auf Englisch. Zahlen aus E-Rechnungen sind genauer als alles, was nexpaper aus Text lesen kann, weil sie aus den Daten der Rechnung stammen. Wie das aussieht, steht auf der Seite Funktionen.

Eine KI einrichten

Eine KI hilft dort, wo Regeln und Text nichts wissen: Sie schlägt Titel, Absender, Art, Datum und Betrag vor. Auch hier wird nur abgelegt, was ein Mensch bestätigt. Sie ist Sache des Betreibers und gilt für alle.

1. Den Dienst wählen

   Unter „Einstellungen“, Reiter „KI“, in der Karte „KI-Vorschläge im Eingang“ stehen vier Möglichkeiten. „Keine KI“ ist die Voreinstellung. „Lokales Modell“ ist ein Dienst in deinem eigenen Netz, etwa mit Ollama, bei dem der erkannte Text dein Netz nie verlässt. „OpenAI-kompatibel“ ist ein Dienst im Internet, der die OpenAI-Schnittstelle spricht. Dazu kommt ein Dienst, der die Messages-Schnittstelle spricht.

2. Adresse, Schlüssel und Modell eintragen

   Je nach Art trägst du die „Adresse“, den „API-Schlüssel“ und das „Modell“ ein. Ollama braucht keinen Schlüssel. Mit „Modelle abrufen“ holt nexpaper die Liste der Modelle des Dienstes.

3. „Speichern und ausprobieren“

   nexpaper speichert die Angaben und stellt dem Modell eine Probefrage ohne den Inhalt eines Dokuments. Der Schlüssel wird versiegelt und danach nie wieder angezeigt.

Was hinausgeht und wie du es begrenzt

• Nur Text, kein Bild. An die KI geht der erkannte Text der ersten zwei Seiten eines neuen Dokuments, dazu die Liste der Arten. Kein Bild, keine Datei, kein Kontoname, kein Tresor. Kein Dokument geht an die KI, solange sie nicht eingerichtet ist.
• Persönliche Tresore auslassen. Der Schalter ist ab Werk an. Was in einem persönlichen Tresor landet, geht dann nie an ein Modell. Dort gibt es nur Regeln.
• Tageslimit. „KI-Anfragen je Tag“ steht ab Werk auf 200 für den ganzen Server, damit eine große Lieferung nicht jedes Dokument an einen bezahlten Dienst schickt. Ist das Limit erreicht, gehen Regeln und das Auslesen weiter, nur die KI pausiert bis zum nächsten Tag. 0 heißt ohne Grenze.
• Jede Person kann verzichten. Unter „Mein Konto“, Reiter „KI“, schaltet jeder „KI-Vorschläge für meine Dokumente“ für sich aus. Der Betreiber kann einzelnen Konten die KI auch nehmen: In der Liste der Konten steht „KI erlaubt“.