Finden und arbeiten · Kapitel 10

Ein Dokument ansehen und bearbeiten

Ein Klick auf ein Dokument im Archiv öffnet es. Links steht die Seite, rechts liegen fünf Reiter mit allem, was zu dem Brief gehört: die Felder, der erkannte Text, Notizen, Fassungen und der Verlauf. Oben sitzen die Knöpfe zum Herunterladen, Teilen und für alles Weitere. Die Felder speichert nexpaper, sobald du etwas änderst. Einen Speichern-Knopf gibt es dafür nicht.

Dokument

Die Seite ansehen

Das PDF zeigt nexpaper in einer eigenen Ansicht im Browser. Mit „Seiten“ blendest du die Seitenleiste mit allen Seiten ein, „Inhalt“ zeigt das Inhaltsverzeichnis, wenn das PDF eines hat. „Größer“, „Kleiner“ und „Auf Breite“ ändern die Größe, und „Im Dokument suchen“ sucht im Text dieses einen Dokuments. Unter der Seite steht „Seite 1 von 3“. „Seiten bearbeiten“ führt zum Kapitel Seiten.

Die Felder ändern

Der Reiter „Details“ zeigt die Felder. Wer ein Dokument nur lesen darf, kann sie ansehen, aber nicht ändern.

• „Titel“ steht als Überschrift oben und ist selbst das Eingabefeld. Klick hinein und schreibe.
• „Absender“ schlägt beim Tippen die vorhandenen vor. Ein Name, den es noch nicht gibt, legt einen neuen Absender an, und nexpaper sagt es dazu.
• „Art“ wählst du aus den Arten des Tresors. Mit „+ Neue Art“ legst du eine neue an. Ähnliche Namen schlägt nexpaper unter „Meintest du:“ vor, damit keine Doppelten entstehen.
• „Datum“ und „Betrag“ schreibst du in der gewohnten Form, etwa 86,40 oder 1.234,56. Ein zweistelliges Jahr wie 0027 erkennt nexpaper als Tippfehler und fragt „Gemeint ist 2027?“. Mit „Übernehmen“ stimmst du zu.
• „Tags“ bekommen beim Tippen Vorschläge aus den vorhandenen Tags, und bei einem unbekannten Namen fragt nexpaper „Meintest du …?“. Neues entsteht nur bewusst.
• „Tresor“ und „Gehört“ zeigen, wo das Dokument liegt und wem es gehört. Verschieben geht über „Mehr“ (siehe unten).

Termine festhalten

Unter „Termine“ tippst du auf „Termin“ und wählst, was gemeint ist: „Fällig am“, „Vertrag bis“, „Garantie bis“ oder „Aufbewahren bis“. Zum Beispiel trägst du bei der Waschmaschine „Garantie bis“ ein, damit das Datum bei der Rechnung steht, wenn du es brauchst. nexpaper merkt sich die Termine, es erinnert in dieser Version aber nicht an sie. Verlass dich also nicht darauf, dass ein Datum von selbst bei dir meldet.

Text und Notizen

• „Text“. Hier steht der Text, den nexpaper aus dem Dokument gelesen hat, und in welchen Sprachen. „Text kopieren“ im Menü „Mehr“ legt ihn in die Zwischenablage. Die Volltextsuche findet ihn, und im durchsuchbaren PDF liegt er als unsichtbare Schicht über der Seite, damit man ihn markieren kann. Stand der Text schon in der Datei, sagt das der Reiter auch.
• „Notizen“. Jede Person, die das Dokument sieht, darf eine schreiben, auch wer nur Lesen darf. Alle, die das Dokument sehen, sehen auch die Notizen, und die Suche findet sie mit. Sinnvoll sind Sätze wie „am 3.4. überwiesen“ oder „Kündigung verschickt“. Ändern darf jede Person nur ihre eigene Notiz, löschen die eigene oder, wer den Tresor verwaltet, jede.

Fassungen und Verlauf

Der Reiter „Fassungen“ listet jede Fassung des Dokuments, die aktuelle ist als „aktuell“ gekennzeichnet. Eine neue Fassung ersetzt nichts: Jede bleibt mit ihrem Original erhalten, bis das Dokument gelöscht wird. Fassungen entstehen, wenn du Seiten bearbeitest, Dokumente zusammenfügst oder über „Mehr“ und „Neue Version hochladen“ eine überarbeitete Datei hochlädst. Dort kannst du bei „Was ist neu? (freiwillig)“ eine kurze Notiz dazuschreiben. Eine ältere Fassung holst du mit „Zurückholen“ wieder nach vorn. Sie wird dabei zur neuen Fassung, die anderen bleiben in der Liste.

Der Reiter „Verlauf“ nennt, wer wann was getan hat: angelegt, gelesen, vorgeschlagen, Felder geändert, verschoben, geteilt, einen Link geöffnet, in den Papierkorb gelegt, zurückgeholt. Inhalte stehen dort nie, nur dass etwas geschah.

Dokument, Verlauf

Herunterladen

Der Knopf „Herunterladen“ bietet zwei Dateien an. Das „Durchsuchbare PDF“ trägt die Textschicht. Das „Original“ ist die Datei genau so, wie sie hereinkam. Bei einem Dokument von der Kamera ist das PDF aus den Fotos, wie aufgenommen. Kam eine E-Rechnung als reine XML-Datei, steht in den Details außerdem der Knopf „E-Rechnung als XML“.

Verschieben und in den Papierkorb legen

Im Menü „Mehr“ steht „Verschieben“, in einen anderen Tresor, in den du ablegen darfst. Absender und Tags ziehen mit. Wer nur den alten Tresor sieht, sieht das Dokument danach nicht mehr. Mit „In den Papierkorb“ legst du es nach einer Rückfrage ab. Dort liegt es 30 Tage und lässt sich unter „Papierkorb“ mit „Wiederherstellen“ zurückholen. „Endgültig löschen“ löscht es samt allen Fassungen und Dateien, ohne Rückweg. Nach 30 Tagen räumt nexpaper selbst auf.

Wo die Datei auf der Platte liegt

Unten am Dokument steht, woher es kam und wann, und „Ablage:“ mit dem Pfad der Datei. Er hat die Form Tresor/Jahr/Absender/Datum Art.pdf. Die Datei heißt also nach dem Datum und der Art, nicht nach dem Titel. Fehlt eine Angabe, steht stattdessen ein englisches Wort: undated, no sender oder Document. Ändert sich ein Feld, wandert die Datei im Hintergrund mit. Das Original liegt unverändert daneben, mit Prüfsumme.