Funktionen
Der Weg eines Briefs, und was nexpaper unterwegs für dich tut.
Hier steht, was nexpaper kann, in der Reihenfolge, in der ein Stück Papier durch die App geht: Es kommt herein, wartet im Eingang, wird abgelegt und Jahre später wiedergefunden. Die Bilder stammen aus der App, gefüllt mit einem erfundenen Haushalt. Lena richtet alles ein, Tom ist ihr Partner, Greta ihre Mutter.
Papier kommt auf mehreren Wegen herein
Nicht jeder Brief liegt gerade neben dem Scanner. Darum nimmt nexpaper Dateien aus dem Browser, vom Handy, aus einem Postfach und aus einem Ordner im Netz. Alles landet zuerst im Eingang, nichts ist sofort im Archiv.
Im Browser
Der Knopf „Hochladen“ in der Seitenleiste, oder du ziehst Dateien einfach irgendwo auf die Seite. Große Dateien gehen in Stücken hoch und lassen sich nach einem Abbruch fortsetzen. Hast du genau diese Datei schon, überträgt nexpaper nichts.
Mit dem Handy
Der Schnell-Upload hat große Knöpfe für „Fotografieren“, „Datei wählen“ und „Aus Fotos“. Die Kamera findet das Blatt selbst, richtet es gerade und macht aus mehreren Seiten ein Dokument.
Aus einer anderen App
Unter Android steht nexpaper im Teilen-Menü, sobald es auf dem Startbildschirm liegt. Auf dem iPhone springt ein Kurzbefehl ein, den du dir einmal baust.
Per Mail
Rechnungen, die als Anhang kommen, leitest du an das Postfach von nexpaper weiter. Es wird alle fünf Minuten abgeholt. Ab Werk ist das aus, der Betreiber schaltet es ein.
Vom Scanner
Ein Ordner im Netz, den nexpaper beobachtet. Jede Person hat darin einen Unterordner, und was dort landet, kommt in ihren Eingang. Auch das ist ab Werk aus.
Per Schnittstelle
Eigene Skripte oder ein Scanner, der direkt hochlädt, nutzen einen Schlüssel, der nur hochladen darf, sobald der Betreiber Schlüssel freigibt. Ein Schlüssel zum Lesen füttert eine Dashboard-Karte, etwa in nexdeck: was im Eingang wartet, was abgelegt ist und was in den nächsten 14 Tagen fällig wird, nur als Zahlen, Titel und Daten. Die Schnittstelle liegt offen unter /api/v1.
Was nexpaper annimmt
PDF, JPEG, PNG, TIFF (auch mehrseitig), HEIC vom iPhone, WebP, AVIF und E-Rechnungen als XML. Was eine Datei ist, liest nexpaper aus ihrem Inhalt und nicht aus der Endung. Bilder werden zu einem PDF, das Foto bleibt als Original daneben.
Word, Excel und andere Office-Dateien nimmt nexpaper nicht an, und eine Mail wird nicht selbst zum Dokument, nur ihre Anhänge.
Texterkennung gleich mit
Fotos und Scans liest nexpaper mit Tesseract und legt eine unsichtbare Textschicht darunter. Seiten, die schon Text tragen, bleiben unverändert. Erkennen kann es sechs Sprachen, ab Werk Deutsch und Englisch; der Betreiber stellt ein, welche gebraucht werden. Das alles geschieht im selben Container, nichts geht dafür ins Netz.
Erst prüfen, dann ablegen
Im Eingang wartet alles Neue. Die Felder sind schon ausgefüllt, und neben jedem steht, woher der Vorschlag kommt. So siehst du in einem Blick, was gesichert ist und was nur geraten wurde.
Vorschläge mit Herkunft
Absender, Art, Datum, Betrag und Titel schlägt nexpaper aus mehreren Quellen vor, immer in dieser Reihenfolge: aus den Daten einer E-Rechnung, aus deinen Regeln, nach „wie beim letzten Mal“, aus dem Text des Briefs und zuletzt, wenn du eine eingerichtet hast, von einer KI. Das Feld sagt es dazu, etwa „Regel“ oder „aus dem Text“. Was du einmal von Hand geändert hast, überschreibt kein späterer Vorschlag.
- Wie beim letzten Mal: Trägt ein Brief dieselbe IBAN, Kundennummer oder denselben Briefkopf wie ein abgelegter, übernimmt nexpaper dessen Absender, Art und Tags. Das ist ein Vergleich, kein Lernverfahren.
- Als Regel merken: Nach einer Änderung fragt der Eingang „Immer so?“. Mit „Als Regel merken“ gilt es ab dem nächsten Dokument.
- Doppelte erkennt es: Dieselbe Datei, aber auch ein Brief, der noch einmal gescannt oder fotografiert wurde, trägt den Hinweis „Sieht aus wie ein vorhandenes Dokument“. Du kannst ihn verwerfen.
- Mit der Tastatur: j geht weiter, k zurück, x wählt aus, Strg Enter legt ab.
Gut zu wissenEine KI ist ab Werk nicht dabei. Wer sie einrichtet, kann sie je Person abschalten, und Dokumente in persönlichen Tresoren gehen ab Werk nie an ein Modell. Was hinausgeht, steht auf der Seite zum Eingang.
Der Brief, den du in drei Jahren suchst
Das Archiv zeigt alles, was du sehen darfst, nach Monaten geordnet, als Liste oder als Kacheln. Ältere Monate laden beim Scrollen nach. Mit „Filter“ grenzt du auf Tresor, Art, Absender, Tag, Besitzer oder Zeitraum ein.
Eine Suche, die auch Wortteile findet
Das Suchfeld schaut in Titel, Absender, Notizen, Tags und in den ganzen erkannten Text. Alle Wörter müssen vorkommen, Groß und klein ist egal, und Teile von Wörtern gehen auch: „werke“ findet „Stadtwerke“. Der Treffer zeigt einen Ausschnitt mit dem markierten Wort.
Wer es genauer will, schreibt Filter in die Suchzeile.
"bitte überweisen"sucht genau diese Wörter in dieser Reihenfolge.art:rechnungundabsender:brandtschränken auf eine Art oder einen Absender ein.tag:autosucht nach einem Tag,betrag:>100nach Beträgen über 100 €.
Archiv nach Monaten
Unter dem Suchfeld stehen die Dokumente, Monat für Monat. Ein kleines Zeichen sagt, ob ein Dokument eine Notiz trägt, mit Personen geteilt ist oder einen Link nach außen hat. Der Knopf „Exportieren“ sitzt gleich daneben.
Eine unscharfe Suche, die Tippfehler verzeiht, gibt es nicht. Wortteile, Akzente und Groß- und Kleinschreibung dagegen sind egal.
Ein Dokument, mit allem, was dazugehört
Ein Klick im Archiv öffnet das Dokument. Die Seiten zeigt nexpaper direkt im Browser, mit Suche im Dokument, Inhaltsverzeichnis und Zoom. Dazu gibt es die Reiter „Details“, „Text“, „Notizen“, „Fassungen“ und „Verlauf“.
Felder und Termine
Titel, Absender, Art, Datum, Betrag mit Währung, Tags und Tresor lassen sich ändern, wenn du bearbeiten darfst. Dazu kommen vier Termine: „Fällig am“, „Vertrag bis“, „Garantie bis“ und „Aufbewahren bis“. Tippst du ein Jahr verkürzt ein, fragt nexpaper nach, zum Beispiel „Gemeint ist 2027?“.
Die Termine stehen am Dokument. Erinnerungen daran schickt nexpaper nicht.
Jede Person, die das Dokument sieht, darf eine Notiz schreiben, zum Beispiel „am 3.4. überwiesen“. Alle sehen sie, und die Suche findet sie mit.
Nichts geht verloren, auch nicht beim Ändern
Der Reiter „Verlauf“ nennt, wer wann was getan hat: angelegt, geändert, verschoben, geteilt, als Link geöffnet, gelöscht. Inhalte stehen dort nicht.
Unter „Fassungen“ lädst du eine neue Fassung hoch, wenn zum Beispiel eine berichtigte Rechnung kommt. Eine neue Fassung ersetzt nichts, jede bleibt mit ihrem Original erhalten, und eine ältere holst du mit „Zurückholen“ wieder nach vorn.
„Herunterladen“ gibt dir das durchsuchbare PDF oder das Original, genau so, wie es hereinkam. Gelöschtes bleibt 30 Tage im Papierkorb und lässt sich zurückholen.
Seiten drehen, ordnen, zusammenfügen und trennen
Ein Scan kommt schief, eine Seite steht auf dem Kopf, zwei Briefe sind in einem Dokument gelandet. Das lässt sich direkt in nexpaper richten, im Eingang und im Dokument, über „Seiten bearbeiten“.
Das Original bleibt
Du tippst eine Seite an und drehst sie nach links oder rechts, schiebst sie nach vorn oder hinten oder löschst sie. Gespeichert wird als neue Fassung, das Original bleibt erhalten. „Ab hier eigenes Dokument“ schneidet an einer Seite durch, „Mit anderem zusammenfügen“ hängt die Seiten anderer Dokumente hinten an.
- Stapelscan trennen: Legst du beim Scannen ein leeres Blatt zwischen die Briefe, findet nexpaper es und schlägt vor, den Stapel dort zu teilen. Ein Klick zwischen zwei Seiten schneidet oder fügt wieder zusammen. Die Trennblätter fallen weg.
- Beidseitig gescannt: Leere Rückseiten erkennt nexpaper und lässt sie beim Teilen weg.
Aufräumen, damit die Suche übersichtlich bleibt
Nach einem Jahr stehen „Stadtwerke Wiesental“ und „Stadtwerke Wiesental GmbH“ nebeneinander. Die Seite „Ordnung“ räumt das auf.
Absender, Arten und Tags an einem Ort
Je Tresor siehst du alle Absender, Arten und Tags mit der Zahl ihrer Dokumente. Du kannst suchen, nach Namen oder nach den meisten Dokumenten sortieren, umbenennen, zusammenführen und löschen, jeweils mit Rückfrage. Das dürfen alle, die den Tresor verwalten.
Zusammengeführt wird nur innerhalb eines Tresors. Zehn Arten bringt nexpaper mit, von „Rechnung“ und „Vertrag“ bis „Schule“ und „Sonstiges“. Eigene Arten legst du direkt in der Auswahl an, mit „+ Neue Art“.
Wer sieht was, und wer darf was
Jede Person hat einen eigenen Tresor, den erst einmal nur sie sieht. Für alles, was mehreren gehört, legt der Betreiber gemeinsame Tresore an, zum Beispiel „Zuhause“.
Drei Rechte, fertig
Ein Tresor kennt drei Rechte. „Lesen“ heißt ansehen, suchen und herunterladen. „Bearbeiten“ kommt mit Hochladen, Ablegen und Seiten bearbeiten dazu. „Verwalten“ heißt auch teilen, Rechte vergeben und löschen. Mehr gibt es nicht, und das ist Absicht.
Einzelne Dokumente lassen sich zusätzlich mit einer Person teilen, auch wenn sie den Tresor nicht sieht. Für jemanden ohne Konto, etwa den Steuerberater, gibt es einen Link, der nur dieses Dokument zeigt, von selbst abläuft und den du jederzeit zurückziehen kannst.
E-Rechnungen und ein ZIP für den Steuerberater
E-Rechnungen werden gelesen
ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung liest nexpaper aus den Daten der Rechnung selbst, nicht aus dem Foto. Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Verkäufer, IBAN, netto, Steuer und brutto übernimmt es genau so, wie sie in den Daten stehen. Kommt eine Rechnung als reine XML-Datei, setzt nexpaper eine lesbare Seite daraus, und das XML bleibt das Original.
Geprüft wird die Rechnung dabei nicht gegen die amtlichen Regeln. nexpaper liest sie, es prüft sie nicht.
Ein ZIP, wenn das Finanzamt fragt
„Exportieren“ im Archiv packt die Dokumente eines Zeitraums und der gewählten Tresore zu einem ZIP, auf Wunsch mit den Originalen, den E-Rechnungen als XML und einer Liste als CSV. Die Ordner heißen wie in nexpaper: Tresor, Jahr, Absender. Eine Vorschau nennt vorab Zahl, Größe und die Summe der Beträge.
Der Steuerberater kann das ZIP auch über einen Link holen, ohne Konto. Einen Export im DATEV-Format gibt es nicht.
Am Handy: fotografieren und weg damit
nexpaper ist eine Web-App und lässt sich auf den Startbildschirm legen. Auf dem Handy öffnet sie einmal je Besuch den Schnell-Upload, am Rechner den Eingang.
Eine Kamera, die das Blatt findet
„Fotografieren“ öffnet die Kamera. Sie erkennt die Kanten des Blatts, löst selbst aus, sobald es etwa anderthalb Sekunden stillhält, und richtet die Seite gerade. Die Ecken ziehst du bei Bedarf von Hand nach. Du wählst zwischen „Farbe“, „Graustufen“ und „Schwarzweiß“, schaltest den Blitz zu und nimmst mehrere Seiten nacheinander auf. „Fertig“ macht ein Dokument daraus.
Der Schnell-Upload zeigt außerdem, in welchen Tresor das Foto geht, und deine letzten Uploads mit ihrem Stand.
Gut zu wissenIm Browser geht die Kamera nur, wenn nexpaper über https erreichbar ist. Ohne das bietet die Seite die Dateiauswahl an. Eine eigene App für iPhone oder Android gibt es nicht, und offline arbeitet nexpaper auch nicht.
Deutsch oder Englisch, hell oder dunkel
Jede Person stellt es für sich ein
Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch. Weitere Sprachen fügt der Betreiber als einfache JSON-Datei hinzu; fehlende Texte fallen dann auf Englisch zurück. Hell, dunkel oder „Wie das System“ wählt jede Person unter „Mein Konto“, und ebenso, ob das Archiv als Liste oder als Kacheln aufgeht. Was Tom wählt, ändert bei Lena nichts.
Was nexpaper nicht kann
nexpaper will klein bleiben. Damit später niemand enttäuscht ist, steht hier, was man erwarten könnte und nicht findet.
Der Zuschnitt ist der einer Ablage für Zuhause und kleine Betriebe. Wer Abläufe, eigene Felder oder frei einstellbare Speicherpfade braucht, ist bei Paperless-ngx besser aufgehoben.
- Keine Office-Dateien: Word, Excel und E-Mails als Dokument nimmt nexpaper nicht an.
- Keine Verschlüsselung der Dokumente: Sie liegen als lesbare Dateien auf deinem Server, damit sie dir auch ohne nexpaper gehören.
- Keine Erinnerungen an Termine: Fälligkeiten werden gespeichert, aber nicht gemeldet.
- Kein Export für die Buchhaltung: Es gibt ZIP und CSV, kein DATEV, und nexpaper erhebt keinen Anspruch auf eine revisionssichere Archivierung.
- Ein Postfach: nexpaper holt Briefe aus einem IMAP-Postfach je Server, mehrere Postfächer oder POP3 gibt es nicht.
- Am besten im eigenen Netz: nexpaper läuft am liebsten zu Hause, und von unterwegs kommst du per VPN heran.