Statt Paperless
Paperless für zu Hause, die einfache Version.
Paperless-ngx ist ein ausgereiftes, großes Werkzeug, und für viele ist es genau richtig. nexpaper ist kleiner und bewusst schlichter: ein Container, ein Eingang, ein Tresor je Person. Diese Seite sagt ehrlich, für wen welches passt, stellt beide nebeneinander und zeigt, wie der Umzug geht, wenn du wechseln willst.
Zwei gute Werkzeuge für zwei verschiedene Haushalte
Beide legen Papier ab, lesen den Text und finden ihn wieder. Der Unterschied liegt darin, wie viel drumherum sie mitbringen. Paperless-ngx kann sehr viel und lässt sich sehr genau einstellen. nexpaper kann weniger und will dafür ohne Handbuch auskommen.
nexpaper passt, wenn …
- du den Papierkram eines Haushalts oder einer kleinen Firma ordnen willst und keine große Anlage dafür betreiben möchtest.
- die Familie mitmachen soll, auch Leute, die nie ein Handbuch lesen.
- du es gern hast, wenn Neues erst im Eingang wartet und du es siehst, bevor es abgelegt wird.
- jede Person ihren eigenen Tresor haben soll und es daneben gemeinsame gibt.
- ein einzelner Container mit eingebauter Texterkennung reicht.
Paperless-ngx passt besser, wenn …
- du eigene Felder brauchst, zum Beispiel eine Kostenstelle.
- du festlegen willst, wie Dateien auf der Platte heißen und wo sie liegen (Speicherpfade).
- du Abläufe haben möchtest, die bei bestimmten Auslösern etwas tun (Workflows), oder ein Zuordnen, das aus deinen Beispielen lernt.
- du Office-Dateien und Mails als Dokumente ablegen willst.
- du Stapel mit Strichcodes trennst oder mehrere Mailkonten mit eigenen Regeln abholen willst.
Gut zu wissennexpaper ist ein eigenes Projekt. Es gehört nicht zu Paperless-ngx und stammt nicht von dessen Machern. Es ist jung, Version 1.0 erschien im Oktober 2026. Paperless-ngx ist dagegen der offizielle Nachfolger von Paperless und Paperless-ng und wird von einer Gemeinschaft getragen. Wer ein Werkzeug will, das über Jahre gewachsen ist, wählt Paperless-ngx.
Nebeneinander, Zeile für Zeile
Die Spalte zu nexpaper stimmt für Version 1.0.1. Bei Paperless-ngx stehen nur Dinge, die in dessen öffentlicher Dokumentation so beschrieben sind. Nachlesen lohnt sich, denn es entwickelt sich weiter.
| nexpaper | Paperless-ngx | |
|---|---|---|
| Aufbau | ein Container mit SQLite und einem Arbeiterprozess, kein Redis, kein Postgres | mehrere Bausteine: Webserver, Aufgabenverarbeitung und ein Redis-kompatibler Dienst, dazu eine Datenbank (PostgreSQL, MariaDB oder SQLite); für Office-Dateien und Mails optional Tika und Gotenberg |
| Neues Dokument | wartet im Eingang mit Vorschlägen und ihrer Herkunft, bis jemand ablegt | erscheint gleich in der Dokumentenliste, ein Posteingangs-Tag kann Neues markieren |
| Ordnung | Absender, Art, Tags, Datum, Betrag und vier Termine, keine eigenen Felder | Korrespondent, Dokumenttyp, Tags, Datum, eigene Felder und Archivseriennummer |
| Wer sieht was | ein Tresor je Person, gemeinsame Tresore, drei Rechte, dazu einzelne Dokumente teilen | Besitzer und Rechte je Objekt, für Benutzer und Gruppen |
| Ablage auf der Platte | festes, lesbares Schema nach Tresor, Jahr und Absender | einstellbare Speicherpfade |
| Automatisch zuordnen | Regeln mit einfachem Textvergleich, „wie beim letzten Mal“, Datum und Betrag aus dem Text, auf Wunsch KI, nichts davon lernt | Zuordnungsalgorithmen je Objekt, darunter ein automatisches, das aus deinen Dokumenten lernt |
| Abläufe | keine | Workflows |
| Dateiarten | PDF, Bilder, E-Rechnungen als XML, keine Office-Dateien, keine Mails als Dokument | zusätzlich Office-Dateien und Mails über Tika und Gotenberg |
| Archivfassung | einfaches durchsuchbares PDF, daneben das Original unverändert | kann eine PDF/A-Archivfassung anlegen |
| Postfach | ein IMAP-Postfach für den ganzen Server | mehrere Mailkonten mit eigenen Regeln |
| Stapel trennen | an leeren Trennblättern, auch beidseitig gescannt | an Strichcodes |
| Gespeicherte Ansichten | gibt es nicht, das Archiv hat Filter | gespeicherte Ansichten und Dashboard |
| Handy | Web-App mit Schnell-Upload, Kamera mit Kantenerkennung, Teilen unter Android, iPhone-Kurzbefehl, keine eigene App | Web-Oberfläche; für Handys verweist die Dokumentation auf Projekte von Dritten |
| Sprachen der Texterkennung | sechs im Abbild, nachgeladen wird nichts | viele weitere über Tesseract |
| E-Rechnungen und Export | ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung werden gelesen; ZIP mit PDFs, Originalen und CSV für den Steuerberater | hier nicht verglichen |
| KI | ab Werk keine; auf Wunsch ein lokales Modell oder ein Dienst, nur als Vorschlag | hier nicht verglichen |
Beim Speicherbedarf ist ein fairer Vergleich schwer. nexpaper braucht im Leerlauf grob 100 MB Arbeitsspeicher, laut einer Messung auf dem Testserver des Entwicklers und nur ungefähr; die Spitze bei der Texterkennung ist nicht neu gemessen. Für Paperless-ngx steht hier keine Zahl, weil sie von der Einrichtung abhängt.
Was nexpaper mit Absicht nicht hat
Jede Funktion, die fehlt, ist ein Knopf weniger, den jemand erklären muss. Was hier steht, hat nexpaper nicht vergessen. Es hat es weggelassen, weil es zu Hause selten jemand vermisst.
Eigene Felder
Absender, Art, Tags, Datum, Betrag und vier Termine decken den Haushalt ab. Wer mehr braucht, bekommt es in den Notizen, aber nicht als Feld, nach dem sich filtern lässt.
Einstellbare Speicherpfade
Die Dateien liegen immer nach demselben Schema in Ordnern nach Tresor, Jahr und Absender und heißen nach Datum und Art. Das ist lesbar, und du musst dir nichts ausdenken.
Workflows
Es gibt Regeln beim Einlesen, aber keine Abläufe mit Auslösern und Aktionen und auch keine Webhooks.
Lernendes Zuordnen
nexpaper rät nicht aus Beispielen. Es vergleicht, was du ihm sagst, und zeigt dir an jedem Feld, woher es kam.
Strichcodes
Trennen kann nexpaper nur an leeren Blättern. Strichcodes oder Archivseriennummern gibt es nicht.
Office-Dateien und Mails
Word, Excel und E-Mails nimmt nexpaper nicht an. Anhänge einer Mail werden aber sehr wohl Dokumente.
Was dafür anders ist
Der Eingang, in dem alles Neue wartet, die Herkunft an jedem Feld, die Tresore je Person und die lesbare Ablage sind das, wofür nexpaper gebaut wurde. Dazu kommen Seitenwerkzeuge mit Fassungen, E-Rechnungen und der Export für den Steuerberater.
Was beide gemeinsam haben
Beide laufen auf deinem eigenen Server, und beide sind freie Software. Bei nexpaper bleibt die Texterkennung auf dem eigenen Server, es gibt keinen Dienst im Netz dafür. Wer zu Hause schon Paperless-ngx betreibt, verliert beim Umzug nichts, denn es bleibt unberührt.
So ziehst du aus Paperless-ngx um
nexpaper holt Dokumente, Absender, Arten, Tags und den erkannten Text über die Schnittstelle von Paperless-ngx. Es wird nichts neu gelesen, das Original bleibt in Paperless unberührt, und du kannst den Umzug so oft wiederholen, wie du willst. Das macht die Person, die nexpaper betreibt.
Was mitkommt, und was nicht
- Kommt mit: das Original, die durchsuchbare Fassung von Paperless, der erkannte Text, Titel und Datum, Korrespondent als Absender, Dokumenttyp als Art, Tags und Notizen.
- Als Notiz: eigene Felder samt Archivseriennummer werden eine Notiz mit allen Werten am Dokument.
- Freigaben: Was in Paperless mit anderen geteilt war, wird in nexpaper mit denselben Personen geteilt.
- Kommt nicht mit: Speicherpfade und Abläufe, weil es sie in nexpaper nicht gibt. Office-Dateien kommen nur, wenn Paperless ein PDF daraus gemacht hat; dann kommt dieses PDF, und der Verlauf nennt es.
Was übersprungen wird, steht am Ende mit der Paperless-Nummer und dem Grund in einer Liste.
Schritt für Schritt
- Vorbereiten
Du brauchst Paperless-ngx in Version 1.14 oder neuer, und nexpaper muss die Adresse erreichen. Lade vorher die Leute ein, denen Dokumente in Paperless gehören, damit jede Person ein Konto hat. Das geht unter „Einstellungen“, „Konten“ mit „Jemanden einladen“.
- Das Token holen
In Paperless öffnest du dein Profil und kopierst das API-Token. Nimm das Token eines Kontos, das alle Dokumente sehen darf. Sonst kommt nur mit, was dieses Konto sieht.
- In nexpaper verbinden
Öffne „Einstellungen“, „Import“. Trag die „Adresse von Paperless“ und das „API-Token“ ein. Läuft Paperless in deinem Heimnetz oder auf demselben Rechner, setze den Haken „Paperless läuft im eigenen Netz“. Ein selbst signiertes Zertifikat erkennt nexpaper nicht an; im eigenen Netz nimmst du dann http. Ein Klick auf „Verbinden und nachsehen“ zeigt dir, wie viele Dokumente, Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen es gibt und welche Version läuft.
- Personen zuordnen
Für jeden Besitzer in Paperless wählst du die Person in nexpaper. Vorgeschlagen wird die mit gleichem Namen, sonst der Betreiber. Unter „So wird übersetzt“ steht noch einmal, was aus welchem Feld wird, und wie viele neue Arten dabei entstehen.
- Das Ziel wählen
Unter „Wohin“ entscheidest du, ob jeder Besitzer seine Dokumente in seinem eigenen Tresor bekommt („Je Besitzer in dessen Tresor“) oder ob alles in einen gemeinsamen Tresor geht („Alles nach …“). Verschieben lässt sich danach alles.
- Das Einsortieren wählen
„Wie in Paperless“ lässt Dokumente, die dort im Posteingang lagen, im Eingang warten und legt die anderen gleich ab. „Alles in den Eingang“ lässt alles warten, und du legst selbst ab. Wer vorsichtig ist, nimmt das zweite und sieht sich den Stapel in Ruhe an.
- „N Dokumente übernehmen“ klicken
Der Umzug läuft im Hintergrund. Du kannst die Seite schließen, ihn anhalten und fortsetzen, und er übersteht einen Neustart des Servers. Wer Dokumente bekommen hat, erhält Bescheid. Am Ende steht „Fertig. N von M übernommen.“
- Das Übersprungene ansehen
Die Karte „Übersprungene Dokumente“ nennt zu jedem die Paperless-Nummer und den Grund, etwa eine fehlende Datei oder eine Art, die nexpaper nicht annimmt.
Gut zu wissenKommt in Paperless später etwas dazu, lässt du den Umzug einfach noch einmal laufen („Nochmal laufen lassen“). Das holt nur, was seitdem neu ist. Was schon in nexpaper liegt, wird nicht doppelt geholt. Paperless kann so lange nebenher weiterlaufen, wie du willst. Pro Durchlauf nimmt nexpaper bis zu 100.000 Dokumente.
Und danach: aufräumen, was Paperless dir mitgegeben hat
Nach einigen Jahren Paperless stehen oft ähnliche Korrespondenten nebeneinander. In nexpaper räumst du das mit ein paar Klicks auf.
Absender und Tags zusammenführen
Auf der Seite „Ordnung“ siehst du alle Absender, Arten und Tags mit der Zahl ihrer Dokumente. Ähnliche führst du mit „Zusammenführen“ zusammen, falsche benennst du um. Das geht je Tresor.
Regeln für den Alltag
Aus der Gewohnheit machst du Regeln. Ändere im Eingang einen Absender und klick bei der Frage „Immer so?“ auf „Als Regel merken“. Ab dem nächsten Brief setzt nexpaper es von selbst.
Die Ablage ist lesbar
Die Dokumente liegen in nexpaper als normale PDF-Dateien in Ordnern nach Tresor, Jahr und Absender. Falls du eines Tages weiterziehst, nimmst du sie einfach mit. Auch der Weg zurück zu Paperless-ngx ist damit offen.
Was im Verlauf steht
Was beim Umzug in nexpaper ankommt, steht im Verlauf des Dokuments. Ein Dokument, das Paperless als PDF aus einer Office-Datei gemacht hat, trägt dort einen Vermerk darüber.