Ablegen · Kapitel 7

Der Eingang

Der Eingang ist der Ort, an dem aus einem Stapel Papier eine geordnete Ablage wird. Alles Neue wartet dort, mit ausgefüllten Feldern und dem Hinweis, woher jeder Vorschlag stammt. Du siehst drauf, änderst, was nicht stimmt, und legst ab. Erst dann steht das Dokument im Archiv. Nichts wird von selbst abgelegt, auch nicht, wenn alle Vorschläge sicher sind.

Was im Eingang liegt

Jeder Tresor hat seinen eigenen Eingang. Die Liste zeigt dir die Eingänge aller Tresore, in denen du ablegen darfst, und bei jedem Eintrag steht, in welchem Tresor er wartet und von wem er kommt. Wer in einem Tresor nur „Lesen“ darf, sieht dessen Eingang nicht. In gemeinsamen Tresoren sehen alle mit „Bearbeiten“ oder „Verwalten“ dasselbe. Was andere dir einzeln geteilt haben, steht in einer eigenen Gruppe „Einzeln mit dir geteilt“. Eine Zahl am Menüpunkt „Eingang“ sagt, wie viel wartet.

Eingang

Einen Brief ablegen

1. Den Eintrag öffnen

   Ein Eintrag, der noch „Wird gelesen …“ heißt, wird gerade von nexpaper eingelesen. Du musst nicht warten, die Felder füllen sich von selbst. Sonst klickst du ihn an und siehst die Seite.

2. Die Seite ansehen

   Mit „Groß ansehen“ öffnet sich das ganze Dokument groß, jede Seite einzeln mit Lupe. „Seiten bearbeiten“ dreht, löscht oder ordnet Seiten gleich hier (Kapitel Seiten).

3. Die Felder prüfen

   Unter der Seite stehen „Titel“, „Absender“, „Art“, „Datum“, „Betrag“, „Tresor“ und „Tags“, darunter „Termine“. Jedes Feld nennt, woher sein Vorschlag stammt. Was nicht stimmt, überschreibst du. Was du einmal geändert hast, überschreibt später kein Vorschlag mehr.

4. Ablegen

   Ein Klick auf „Ablegen“ legt das Dokument im gewählten Tresor ab und öffnet gleich das nächste. Am Rechner geht es auch mit Strg+Enter. „Abgelegt in Zuhause“ bestätigt es kurz.

Mit „Löschen“ legst du ein Dokument stattdessen in den Papierkorb, nach einer Rückfrage. Dort bleibt es 30 Tage.

Woher ein Vorschlag kommt

Hinter jedem Feld steht klein, woher der Vorschlag stammt. nexpaper nimmt in dieser Reihenfolge die sicherste Quelle, die etwas weiß.

Wie Regeln, „wie beim letzten Mal“, Datum und Betrag aus dem Text und die KI arbeiten, erklärt das Kapitel Vorschläge.

„Immer so?“

Änderst du bei einem Dokument die Art oder den Tresor eines Absenders, fragt der Eingang unter den Feldern: „Immer so? Absender „Stadtwerke Wiesental“ ist immer Rechnung“. Mit „Als Regel merken“ legt nexpaper eine Regel an, die ab dem nächsten Dokument gilt. „Nur diesmal“ lässt es dabei. Die Frage kommt nur, wenn du den Tresor verwalten darfst.

Viele auf einmal ablegen

Nach einer Lieferung Papier liegen im Eingang oft viele Briefe, bei denen die Vorschläge passen. Die legst du in einem Zug ab.

1. „Auswählen“ tippen

   Vor jedem Eintrag erscheint ein Kästchen. Mit „Alle 20 geladenen auswählen“ nimmst du alle, die geladen sind.

2. Optional gemeinsam setzen

   Über der Liste kannst du für alle Ausgewählten einen „Tresor“, eine „Art“ und einen „Tag dazu“ wählen. Bleibt ein Feld auf „Unverändert“, übernimmt jedes Dokument seinen eigenen Vorschlag. „Ablegen übernimmt die Vorschläge.“

3. Ablegen

   Der Knopf heißt zum Beispiel „12 ablegen“. nexpaper prüft jedes Dokument einzeln. Was nicht ging, nennt es danach mit Grund. Bis zu 200 Dokumente gehen auf einmal. „Fertig“ blendet die Kästchen wieder aus.

Eingang

Tasten

Am Rechner gibt es vier Tasten: j geht zum nächsten Eintrag, k zurück, x wählt aus und Strg+Enter legt ab. Sie gelten, solange der Cursor in keinem Feld steht. Mit ihnen räumst du einen Stapel ab, ohne die Maus zu berühren.

Wenn dasselbe schon da ist

Liegt genau dieselbe Datei schon in nexpaper, sagt der Upload es dir. Ein Blatt, das du noch einmal gescannt oder fotografiert hast, erkennt nexpaper an Bild und Text. Der Eintrag trägt dann das Zeichen „Sieht aus wie ein vorhandenes“, und im Eingang steht „Sieht aus wie ein vorhandenes Dokument“ mit zwei Knöpfen: „Verwerfen“ legt den neuen in den Papierkorb und lässt das vorhandene, „Vorhandenes ansehen“ öffnet es. Verglichen wird nur mit Dokumenten, die du auch sehen darfst. Du entscheidest, nexpaper verwirft nichts von selbst.

Wenn etwas nicht gelesen werden kann

Manche Dateien lassen sich nicht einlesen, etwa ein PDF mit Passwortschutz, eine beschädigte Datei oder eine, die zu viele Seiten hat. Der Eintrag zeigt dann „Ließ sich nicht lesen“ und nennt den Grund. Mit „Erneut versuchen“ liest nexpaper noch einmal, oder du löschst die Datei. Dauert das Erkennen des Textes zu lange, bleibt das Dokument ohne Text im Eingang liegen. Seiten und Vorschau sind da, nur die Suche findet den Text noch nicht. Ein langes Dokument, ab 300 Seiten, kündigt es an: Bis der Text erkannt ist, dauert es eine Weile.