Hereinholen · Kapitel 5

Papier und Dateien hereinholen

Was ankommt, landet immer zuerst im Eingang und nie gleich im Archiv. Egal ob du ein Foto machst, eine Mail weiterleitest oder der Scanner im Flur eine Datei ablegt, am Ende wartet das Dokument dort mit ausgefüllten Feldern, bis jemand es ansieht. Dieses Kapitel zeigt die Wege hinein. Das Fotografieren mit dem Handy steht im Kapitel Auf dem Handy.

Im Browser hochladen

1. Dateien wählen oder fallen lassen

   Klicke in der Leiste auf „Hochladen“ und wähle eine oder mehrere Dateien. Oder zieh sie irgendwo auf die Seite, dann erscheint „Loslassen zum Hochladen“.

2. Dem Fenster „Uploads“ zusehen

   Jede Datei bekommt dort eine Zeile mit ihrem Fortschritt. Zuerst bildet der Browser die Prüfsumme der Datei. Hast du genau diese Datei schon, überträgt nexpaper nichts und sagt, unter welchem Titel sie schon da ist. Große Dateien gehen in Stücken. Bricht die Verbindung ab, steht dort „Unterbrochen“, und mit „Fortsetzen“ geht es dort weiter, wo es aufgehört hat.

3. Im Eingang nachsehen

   Steht in der Zeile „Hochgeladen“, liest nexpaper die Seiten und den Text. Du musst nicht warten. Das Dokument erscheint im Eingang, und dort steht zuerst „Wird gelesen …“.

Geht eine Datei nicht, sagt die Meldung für jede, warum. Meistens ist sie größer als erlaubt oder von einer Art, die nexpaper nicht nimmt.

Welche Dateien nexpaper nimmt

• PDF, JPEG, PNG, TIFF (auch mehrseitig), HEIC vom iPhone, WebP und AVIF.
• XML, aber nur als E-Rechnung (XRechnung im Format UBL oder CII). Wie nexpaper E-Rechnungen behandelt, steht auf der Seite Funktionen.
• Die Art erkennt nexpaper am Inhalt, nie am Namen oder an der Endung. Ein Bild wird zu einem PDF gemacht, das Bild bleibt als Original daneben.

Word, Excel und andere Office-Dateien nimmt nexpaper nicht, ebenso keine E-Mails als Dokument. Wer so etwas hereinholen will, macht erst ein PDF daraus. Ab Werk darf eine Datei 200 MB groß sein und ein Dokument 2.000 Seiten haben. Der Betreiber ändert beides unter „Einstellungen“, Reiter „Ablage“, in der Karte „Hochladen und Grenzen“.

Rechnungen per Mail

Ein Postfach für den ganzen Server nimmt Mails entgegen, die jemand dorthin weiterleitet. nexpaper holt es alle 5 Minuten ab und legt die Anhänge in den Eingang der Person, die sie geschickt hat. Die Mail selbst wird kein Dokument.

Als Betreiber einrichten

1. Ein eigenes Postfach anlegen

   Am besten ein Postfach, das nur für nexpaper da ist, bei einem Anbieter oder auf einem eigenen Mailserver. nexpaper spricht IMAP. Mehrere Postfächer oder POP3 gibt es nicht.

2. Die Karte „E-Mail-Postfach“ ausfüllen

   Unter „Einstellungen“, Reiter „Eingänge“, schaltest du „Postfach abholen“ ein und trägst „Server“, „Port“ (ab Werk 993 mit TLS), „Adresse des Postfachs“, „Benutzer“ und „Passwort“ ein. Das Passwort versiegelt nexpaper und zeigt es nie wieder. Läuft dein Mailserver im eigenen Netz, brauchst du zusätzlich den Haken bei „Server im eigenen Netz erlauben“.

3. Wählen, was danach mit der Mail geschieht

   Bei „Danach“ stehen „Als gelesen markieren“ (ab Werk), „In „nexpaper“ verschieben“ und „Löschen“. Das passiert erst, wenn alle Anhänge der Mail angekommen sind. Kann dein Server das nicht, sagt die Karte, was nexpaper stattdessen tut.

4. Ausprobieren

   „Speichern und ausprobieren“ verbindet sich und zählt die neuen Mails, „Jetzt abholen“ holt sie sofort. Darunter steht, wann zuletzt abgeholt wurde und mit welchem Ergebnis.

Als Person weiterleiten

Welche Mail zu welchem Eingang gehört, erkennt nexpaper an der Absenderadresse. Unter „Mein Konto“, Reiter „Hochladen“, steht in der Karte „Per Mail“ die Adresse des Postfachs, an die du weiterleitest. Die Adresse deines Kontos zählt, sobald du sie bestätigt hast. Weitere Absenderadressen trägst du bei „Weitere Absenderadresse“ ein. Jede bekommt eine Mail mit Bestätigungslink, damit niemand fremde Adressen einträgt, und das geht nur, wenn der Server Mails verschicken kann. Von einer anderen Adresse aus geht es auch, wenn du an deine persönliche Variante der Postfach-Adresse schickst, zum Beispiel paper+lena@example.com.

Mails von Absendern, die nexpaper keinem Konto zuordnen kann, landen im Eingang des Betreibers, markiert als „unbekannt“. Auf Wunsch lässt der Betreiber sie im Postfach liegen. Abgelegt wird nie etwas von selbst. Bei Mails prüft nexpaper außerdem, ob der Absender echt ist: Sagt der vertraute Mailserver, die Prüfung sei fehlgeschlagen, gilt die Mail als unbekannt.

Der Ordner für den Scanner

Hat dein Scanner eine Freigabe im Netz, in die er Dateien legt, kann nexpaper diesen Ordner beobachten.

1. Ordner einbinden

   Der Eingangsordner liegt ab Werk bei /data/eingang. Soll dort ein Scanner oder eine Freigabe schreiben, bindest du diesen Ordner in der Compose-Datei als Volume ein, zum Beispiel /pfad/zu/scans:/data/eingang. Die Freigabe per SMB macht dein Server, nicht nexpaper.

2. Einschalten

   Unter „Einstellungen“, Reiter „Eingänge“, in der Karte „Eingangsordner“ schaltest du „Eingangsordner beobachten“ ein. Ab Werk ist das aus.

3. Einen Unterordner je Person verwenden

   Jede Person hat darin einen Unterordner, benannt nach ihrem Kontonamen. Was dort landet, kommt in ihren Eingang, und die Karte zeigt es als „→ Eingang von Tom“. Dateien direkt im Ordner oder in einem Unterordner ohne Konto gehen an den Betreiber und sind als „unbekannt“ markiert. Jede Person sieht ihren Unterordner unter „Mein Konto“, Reiter „Hochladen“.

nexpaper holt eine Datei erst, wenn sie 10 Sekunden lang nicht mehr gewachsen ist, damit ein Scanner, der noch schreibt, nicht gestört wird. Danach wird sie aus dem Ordner genommen. Was nexpaper nicht annimmt, etwa eine falsche Dateiart oder eine leere Datei, liegt danach im Unterordner „abgelehnt“, mit dem Grund daneben. Gelöscht wird nichts davon.

Scanner oder Programme mit einem Schlüssel

Ein Scanner, der selbst hochladen kann, oder ein Skript braucht keinen Ordner. Er bekommt einen Schlüssel, der nur Dokumente in deinen Eingang legen kann. Lesen, ändern oder löschen kann er nichts.

1. Schlüssel freigeben

   API-Schlüssel sind ab Werk aus. Der Betreiber schaltet sie unter „Einstellungen“, Reiter „API“, mit „API-Schlüssel erlauben“ frei.

2. Schlüssel anlegen

   Unter „Mein Konto“, Reiter „Geräte und Apps“, in der Karte „API-Schlüssel“ tippst du auf „Schlüssel zum Hochladen (für Scanner und Apps)“, gibst ihm einen Namen wie „Scanner im Flur“ und legst ihn an. Er läuft von selbst nicht ab, du kannst aber eine Dauer wählen.

3. Den Schlüssel eintragen

   Der Schlüssel wird nur jetzt gezeigt, samt der „Kopfzeile für das Programm“. Beides gehört ins Programm. Pro Schlüssel gelten Grenzen: 120 Anfragen in der Minute und 50 Uploads in der Stunde. Die Beschreibung der Schnittstelle steht auf deinem Server unter /api/v1/docs.